Gestionnaires d’E.P.L.E.                                Marchés publics
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Réglementation 4
E.P.C.P. et M.A.P.A. pour les E.P.L.E.
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Les documents du BO n° 37 du 14.10.04.
Le décret n° 2004-885 du 27-8-2004, paru au JO du 29-8-2004 et sa circulaire. n° 2004-166 du 5-10-2004 (voir ci-dessus) ont apporté nombre de modifications à nos habitudes ; notamment sur la réglementation concernant les marchés et le budget, et l’EPCP. On ne parlera pas ici des délais et du contrôle des actes dont vous trouverez le développement à une autre rubrique ; mais simplement des répercutions sur la pratique en EPLE des marchés publics ; car comme le dit la circulaire du 5 octobre 2004 :
“Les textes régissant les EPLE prévoyaient jusqu’ici une autorisation expresse du conseil d’administration pour que le chef d’établissement puisse signer un contrat ou une convention, et notamment un marché, ainsi qu’une transmission systématique du contrat signé aux autorités de contrôle. Or, en application de la définition donnée à l’article 1er du décret n° 2004-15 du 7 janvier 2004 portant code des marchés publics, tout contrat conclu à titre onéreux par un EPLE pour répondre à ses besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services est un marché public, quel qu’en soit le montant ou la forme (écrite ou orale) et quel que soit le cocontractant (personne publique ou privée). Ainsi, les commandes passées par téléphone sont des marchés publics. Ce constat amène à adopter, pour les EPLE, les dispositions suivantes : le chef d’établissement, personne responsable des marchés (PRM), peut désormais signer, sans l’autorisation du conseil d’administration, tout marché respectant l’une des trois conditions indiquées ci-après :
1° S’il figure sur un état prévisionnel de la commande publique annexé au budget ou aux décisions modificatives.
2° S’il est financé par des ressources affectées qui n’ont pu être inscrites au budget initial et qui font l’objet d’une décision budgétaire modificative relevant de la compétence du chef d’établissement.
3° En cas d’urgence, s’il se rattache à des opérations de gestion courante dont le montant est inférieur à 5 000 euros hors taxes, ou à des travaux et équipements, jusqu’à 15 000 euros hors taxes.
En dehors de ces cas, le chef d’établissement ne peut signer un marché qu’avec l’autorisation du conseil d’administration et seulement lorsque la délibération l’y autorisant est devenue exécutoire, 15 jours après la transmission.”

Pour résumer, toutes nos commandes quelque soit leur montant ou leur mode de passation (téléphone, fax, courrier) sont des marchés publics et à ce titre doivent donc d’une part respecter le Code des marchés Publics et d’autre part avoir reçu l’autorisation du Conseil d’Administration selon les termes du décret du 27 août 2004.

Il est donc impératif pour pouvoir fonctionner désormais de présenter au CA, en même temps que le budget (auquel il doit être annexé) l’état prévisionnel chiffré de votre commande publique établi selon votre propre nomenclature. Il en va de même pour les DM pour vote.
Je sais qu’il a été dit et écrit que l’EPCP n’était pas obligatoire. C’est vrai en théorie et faux en pratique : l’EPCP est simplement indispensable ! On le savait déjà (en principe) ; mais lors d’une réunion au printemps 2005 avec des membres de la CRC du Centre, il a été rappelé que faute d’Etat Prévisionnel de la Commande Publique, l’ordonnateur était obligé de présenter individuellement chaque marché (c’est à dire en fait chaque bon de commande dés le 1er euro) à l’accord préalable du Conseil d’Administration de l’EPLE ! Soyons sérieux, à moins de faire siéger le CA en permanence pour lui faire approuver tous vos bons de commande, l’EPCP est donc de fait obligatoire.
Ce document autorisera le chef d’établissement à signer les bons de commande pour l’exercice budgétaire dans les limites fixées.
Il vous faudra aussi - conformément à la circulaire - faire délibérer votre CA sur  les dispositions à mettre en place en deçà du seuil des procédures formalisées (c’est à dire pour les MAPA en-deça de 90 000 €) : notamment sur les modalités de publicité et de mise en concurrence adaptées à la nature et au montant des marchés (définis par votre état prévisionnel). En effet la circulaire du 05/10/2004 dispose : “Ce mécanisme doit favoriser la mise en place d’une véritable politique d’achat dans chaque établissement, ce qui rejoint les objectifs du nouveau code des marchés publics. La délibération du conseil d’administration sur la programmation des achats pour l’exercice budgétaire pourra ainsi utilement porter sur les dispositions à mettre en place en deçà du seuil des procédures formalisées, notamment sur les modalités de publicité et de mise en concurrence adaptées à la nature et au montant des marchés, qu’il revient désormais à chaque personne publique de définir”.
A mon sens il y a donc deux délibérations distinctes du CA, une sur l’EPCP et une sur la politique d’achat de l’EPLE ; en plus bien sur de celle sur le budget ou les DBM pour vote.

Un superbe document de l’académie d’Aix-Marseille de novembre 2005 sur l’EPCP : complet, clair, et argumenté.
Pensez aussi à consulter la rubrique “Questions-réponses” de ce site sur le sujet de l’EPCP. Instructif !
Une note ministérielle de juin 2006 rappelant les régles concernant l”EPCP.

Premier travail donc : établir votre propre nomenclature et EPCP.

Le choix de la procédure à mettre en oeuvre se détermine en fonction du montant et des caractéristiques des prestations à réaliser. C'est pourquoi il est indispensable de procéder en amont à une définition précise des besoins. De cette phase préalable essentielle dépend, d'une part, le choix de la procédure et, d'autre part, la réussite ultérieure du marché.
Une bonne évaluation des besoins n'est pas simplement une exigence juridique mais est d'abord une condition impérative pour que l'achat soit réalisé dans les meilleures conditions économiques.

Il revient à l’acheteur public de déterminer pour ses achats de fournitures et de services des « catégories homogènes » (définies au regard de leur nature) ou des « unités fonctionnelles » (déterminées en fonction de leur destination) en tenant compte des particularités de son activité et de la réalité du marché : ces éléments constitueront la nomenclature de l’EPLE. Il convient de ne pas tricher et de ne pas diviser à l’excès les catégories pour en diminuer artificiellement le montant ; l’établissement devra faire attention à ce que la délimitation d’une catégorie homogène de fournitures ou de services n’ait pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement applicables. L’EPCP qui en découle n’étant qu’une “nomenclature chiffrée”.
Article 27 du code 2006 : “Le pouvoir adjudicateur ne peut pas se soustraire à l'application du présent code en scindant ses achats ou en utilisant des modalités de calcul de la valeur estimée des marchés ou accords-cadres autres que celles prévues par le présent article.
II. - Le montant estimé du besoin est déterminé dans les conditions suivantes, quel que soit le nombre d'opérateurs économiques auxquels il est fait appel et quel que soit le nombre de marchés à passer.
1° En ce qui concerne les travaux, sont prises en compte la valeur globale des travaux se rapportant à une opération portant sur un ou plusieurs ouvrages ainsi que la valeur des fournitures nécessaires à leur réalisation que le pouvoir adjudicateur met à disposition des opérateurs.
Il y a opération de travaux lorsque le pouvoir adjudicateur prend la décision de mettre en oeuvre, dans une période de temps et un périmètre limités, un ensemble de travaux caractérisé par son unité fonctionnelle, technique ou économique.
2° En ce qui concerne les fournitures et les services, il est procédé à une estimation de la valeur totale des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu'ils constituent une unité fonctionnelle.
La délimitation d'une catégorie homogène de fournitures ou de services ne doit pas avoir pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement applicables en vertu du présent code.
Pour les marchés d'une durée inférieure ou égale à un an, conclus pour répondre à un besoin régulier, la valeur totale mentionnée ci-dessus est celle qui correspond aux besoins d'une année.
III. - Lorsqu'un achat peut être réalisé par lots séparés, est prise en compte la valeur globale estimée de la totalité de ces lots”.

Un document du MINEFI sur la définition des besoins.

Curieusement, il n’y a pas de nomenclature “officielle” faite par - et pour - des EPLE ; mais je vous propose pour commencer en téléchargement plusieurs nomenclatures : (je rappelle que vous devez cliquer sur les phrases en bleu soulignées pour ouvrir les fichiers correspondants et utiliser la touche “RETOUR” ou “PRECEDENTE” de votre naviguateur pour revenir à la page) :

Deux gestionnaires de Montluçon (dont votre serviteur) ont élaboré en 2005 une nomenclature adaptée à l’EPLE et qui reprend en gros la présentation du tableau annexé au BO n° 37. En cliquant sur le lien ci-dessous, vous pouvez télécharger ce modéle d’Etat Prévisionnel de la Commande Publique au format PDF ou au format Word :

Etat prévisionnel - nomenclature des gestionnaires de Montluçon ; en fichier PDF

Etat prévisionnel - nomenclature des gestionnaires de Montluçon ; le même en fichier Word

Cette nomenclature a étè reprise par l’Académie de Clermont-Ferrand, et a servi - avec d’autres - à établir celle proposée par le Ministère.
J’attire votre attention sur le fait qu’il s’agit (comme pour toutes les autres) d’une “production locale” qui n’a pas la prétention de servir de modèle universel et qui doit être adaptée pour chaque EPLE. Par exemple la rubrique “denrées alimentaires” se base sur les lots du groupement de commande de l’Allier, et tous les établissements n’utiliseront pas les rubriques “enseignement technique”, “location de matériel informatique” ou encore “service de banque de données” ; de petits colléges pouront regouper sous un intitulé unique diverses rubriques : c’est une évidence de dire que la nomenclature d’un gros lycée technique ne sera pas celle d’un collège rural.
Il s’agissait de mon EPCP pour 2005 ; avec l’expérience je l’ai retravaillé pour 2006 en regroupant des lignes afin d’en diminuer le nombre. J’ai modifiéi aussi les codes pour les rendre plus lisibles notamment dans la perspective de l’intégration dans GFC (pour ceux qui choisiront cette option. Ce document évoluera encore pour 2007.
Un groupe de travail académique à réalisé un modéle d’EPCP (modéle “collège” à adapter).

Une idée à creuser pour des codes plus pratiques pour le suivi : du style 6063-01, 6063-02, etc...
Un EPCP envoyé par une collègue de l’académie de Poitiers en Excel (merci !).
Une autre nomenclature trouvée sur le site du Rectorat de Reims, établie par l’agent comptable du lycée Robert Schuman à Metz, accompagnée de son modéle d’EPCP :
Nomenclature de la commande publique
EPCP en fichier PDF ; et le même   EPCP en fichier Excel
Trés beau document, trés pratique : le modéle d’EPCP de Versailles. Voir aussi la Banque Documentaire.
Ci-dessous en fichier à télécharger, encore une autre nomenclature diffusée par le Rectorat de Toulouse, accompagnée d’une note précisant l’absolue nécessité de produire cet état prévisionnel (pour ceux qui auraient encore des doutes à ce sujet) ; et également le modéle de nomenclature proposé par l’académie d’Orléans-Tours.
La note du Rectorat de Toulouse     
Le modéle d’Etat Prévisionnel de Toulouse
Le modéle d’Etat Prévisionnel de l’académie d’Orléans-Tours
Un document du séminaire de la DAF d’octobre 2006 sur l’EPCP avec un modéle d’état prévisionnel.

Signalons bien sûr le travail réalisé à la DAF par Corinne Exbrayat qui a réalisé un :
Guide méthodologique des achats en EPLE  (lien pour le site de la DAF ; vous connaissez les codes d’accés, sinon demandez les à un collègue ou au Rectorat), que vous pourrez consulter sur le site de la DAF en cliquant sur le lien ci-avant. Mais pour les gens pressés vous trouverez ci-dessous sa proposition de nomenclature :
Le modéle de nomenclature proposé par Corinne Exbrayat   en fichier PDF

Enfin, le résultat du travail commun effectué en 2006 par un groupe de gestionnaires et comptables de l’académie de Clermont-Ferrand avec un “modéle” d’EPCP type pour un collége ; à adapter bien sur. Si par le plus grand des hasards, vous n’avez pas encore d’EPCP, c’est une bonne base de départ.

En tapant “EPCP” sur le moteur de recherche Google, on peut trouver d’autres modéles, mais que je n’ai pas souhaité rajouter pour diverses raisons ; et notamment parce qu’ils n’étaient pas conformes à l’analyse que j’ai d’un EPCP : document obligatoirement chiffré et détaillé, basé sur une nomenclature réaliste, servant de base à la mise en concurrence, etc...
Mais avec tout ce qu’il y a déjà ici, vous devriez être capable de faire votre propre nomenclature et EPCP en fonction de la taille et de l’activité de votre établissement.

N’oubliez pas de voir aussi la rubrique “Questions-réponses” avec des précisions intéressantes.

Enfin, avec un collègue, j’ai animé un stage sur l’élaboration de l’EPCP. Vous trouverez en fichier joint le contenu de notre intervention. Voir le fichier Word.

Le mot de la fin pour tous les gestionnaires qui font des cauchemars avec l’EPCP, je le laisse au code des collectivités locales et à son article L. 2122-22 qui ignore lui l’EPCP : " Le maire peut, en outre, par délégation du conseil municipal, être chargé, en tout ou partie, et pour la durée de son mandat : (…) 4º De prendre toute décision concernant la préparation, la passation, l'exécution et le règlement des marchés de travaux, de fournitures et de services qui peuvent être passés sans formalités préalables en raison de leur montant, lorsque les crédits sont inscrits au budget (…)"

Maintenant que vous savez faire un EPCP, passons donc à la seconde étape page suivante...

Voir aussi la FAQ.
Marché public et EPLE - Publicité des marchés - EPCP - Mise en concurrence

Les pages suivantes sont plus spécialement destinée à traiter des problémes des EPLE face aux marchés publics.
haut de la page.
MAPA - politique d'achat
MP-R9


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