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Questions - réponses 24

Devis

 

Le respect de la règle des trois devis est-il suffisant pour répondre à l’obligation de mise en concurrence minimale requis pour les marchés de très faible montant ?

Il faut savoir déjà que cette « règle » des trois devis n’existe dans aucun texte. Ainsi la circulaire d’application du 8 janvier 2003 indique bien page 27 que «pour les marchés de très faible montant, on doit considérer que la mise en concurrence de plusieurs prestataires ou fournisseurs constitue en elle-même un élément de publicité suffisant», mais aucun chiffre minimum de devis à requérir n’est précisé par le texte. S’il existe bien une obligation de mise en concurrence minimale pour satisfaire à une obligation de publicité suffisante pour les marchés de très faible montant, les textes ne précisent pas le nombre de devis requis pour satisfaire à cette obligation.  L’obtention de devis est l’obligation minimale pour les marchés de tout petit montant ; mais cela ne suffit certainement pas pour l’ensemble des marchés en dessous du seuil de 90 000€. A mon sens, la technique des devis n’est valable qu’en dessous de la barre des 4000 €.

 

 

Droit d’exclusivité

 

M. Jacques Le Nay demande à M. le ministre de l'économie, des finances et de l'industrie si, conformément aux dispositions précitées, les collectivités territoriales et leurs établissements peuvent procéder à des achats de fournitures spécifiques alors même qu'elles seraient liées à un fournisseur généraliste par un marché public en cours d'exécution. Dans la négative, il lui demande comment les collectivités territoriales et leurs établissements doivent procéder pour acheter des fournitures spécifiques de faible montant lorsque leurs fournisseurs contractuels ne disposent pas de produits similaires ou équivalents.   

Les marchés publics sont des contrats qui, en application de l'article 5 du code des marchés publics (code 2004), doivent déterminer avec précision la nature et l'étendue des besoins à satisfaire. Ainsi, pour un marché de fournitures, les documents du marché doivent préciser les différentes fournitures que le prestataire s'engage à livrer. Dans l'exemple proposé, si les fournitures « spécifiques » relèvent de celles visées par un marché déjà attribué, l'acheteur devra respecter le droit d'exclusivité du titulaire. La seule exception à ce droit d'exclusivité réside dans la possibilité prévue au I de l'article 72 dans le cadre des marchés à bons de commande, de satisfaire des besoins occasionnels de faible montant auprès d'un prestataire autre que le titulaire du marché. En revanche, si le besoin en fournitures « spécifiques » n'est couvert par aucun marché et que la valeur totale est inférieure à 4000 euros HT, l'acheteur pourra alors attribuer directement le marché sans publicité ni mise en concurrence.  

 

 

Etat prévisionnel de la commande publique (EPCP)

 

A quoi sert l'EPCP ?

La circulaire n°2004-166 du 5 octobre 2004 rappelle au § 1.2.a les contraintes qui résultaient des textes relatifs, d'une part aux EPLE, d'autre part au code des marchés publics (CMP), et explicite les nouvelles dispositions réglementaires.
De toute évidence, les obligations d'autorisation préalable du CA et de transmission des actes pour tous les contrats ou conventions n'étaient ni applicables, ni appliquées, ce qui conduisait à une insécurité juridique certaine et même à la mise en débet d'agents comptables par des chambres régionales des comptes. En effet, si l'autorisation budgétaire permet l'ouverture des crédits, elle ne suffit pas à autoriser le chef d'établissement à conclure des marchés : or tout contrat conclu à titre onéreux par un EPLE pour répondre à ses besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services est un marché public (article 1er du CMP, dès la version de 2001) et ceci à partir du 1er euro.
La contrainte juridique ne concernait pas tant les marchés formalisés, peu fréquents dans les EPLE et pouvant être sans difficulté soumis à délibération du CA, que tous les marchés de faible montant, concrétisés la plupart du temps par un simple bon de commande.
L' EPCP constitue donc l'autorisation donnée par le CA au chef d'établissement de signer tous les marchés, dès lors que le montant prévu pour chaque ligne de nomenclature n'est pas dépassé. Il est aussi un outil d'évaluation de la nature et de l'étendue des besoins, première obligation de l'acheteur public au regard de l'article 5 du CMP.

 

Afin de concilier les instructions du code des marchés publics et du décret 85-924 relatif aux EPLE, je soumets au CA de mon établissement un état prévisionnel de la commande publique (EPCP) annexé au budget. Cet EPCP doit-il obligatoirement être chiffré? S'il ne l'était pas, quelles en seraient les conséquences ?

L' EPCP permet au chef d'établissement de signer, sans l'autorisation du CA, tout marché qui y figure. Il est un élément de prévision de la commande publique : il organise l'achat en utilisant une nomenclature propre à l'établissement. Ainsi il permet d'apprécier si le seuil de commande par ligne de nomenclature est dépassé et si une procédure formalisée de publicité doit être mise en œuvre. Il est fortement conseillé d'établir un EPCP avec des éléments chiffrés pour permettre au CA d'appréhender le volume des achats qu'il autorise.

 

L' EPCP ne retrace-t-il que les marchés passés dans l'année N ou bien peut-il prendre en compte des contrats pluriannuels ?

L'état prévisionnel de la commande publique est un document annexé au budget qui a pour objet de prévoir les dépenses de l'établissement dans le cadre de son budget. Cet état est donc annuel et ne prend en compte que les coûts annuels des contrats pluriannuels. La conclusion de contrats pluriannuels par la PRM de l'établissement nous semble dès lors devoir faire l'objet d'une délibération du conseil d'administration l'autorisant. Les EPCP des années suivantes intégreront la prévision de dépense générée par ce contrat afin de ne pas obérer les possibilités du chef d'établissement de conclure d'autres marchés pour la même catégorie.

 

L'acte relatif à l' EPCP est-il soumis à l'obligation de transmission pour contrôle de légalité ?

L' EPCP est bien soumis à l'obligation de transmission pour contrôle de légalité puisqu'il entre dans le cadre des actes du conseil d'administration relatifs à la passation des conventions et des contrats et notamment des marchés. Il doit en conséquence être transmis à l'autorité de contrôle et est exécutoire 15 jours après sa transmission, ou 30 jours s'il est transmis en annexe du budget.

 

Peut-il y avoir plusieurs niveaux de détermination des besoins dans un EPLE ?

L' EPLE constituant une unité fonctionnelle, il semble peu justifié de morceler les achats en instaurant plusieurs niveaux de détermination des seuils. Ainsi, même si les SACD disposent d’un budget propre, avec un EPCP annexé dans GFC, cela n’exonère pas pour autant l'établissement de suivre concomitamment l'ensemble des dépenses pour l'appréciation du seuil des marchés formalisés, ce suivi étant facilité par le ou les EPCP

 

L' EPCP "annexé au budget" doit-il faire l'objet d'un vote et d'une délibération séparés ?

La notion "annexé au budget" est à utiliser au sens large. Elle ne signifie pas que l’EPCP est un document supplémentaire au même titre que les pièces annexes B1 à B14 mais qu’il se rattache effectivement au budget (ou DBM) et traduit la politique d’achat de l’établissement à partir des éléments chiffrés du budget. Il constitue en quelque sorte une délégation (donc un acte) accordée par le CA au chef d’établissement pour les marchés y figurant.

Il ne s'agit donc pas d'une pièce budgétaire stricto-sensu et son adoption peut faire l'objet d'une délibération distincte. Dans ce cas, elle entre dans le cadre des actes du CA relatifs à "la passation des conventions et des contrats et notamment des marchés" : elle doit en conséquence être transmise à l'autorité de contrôle et elle est exécutoire 15 jours après sa transmission.
Toutefois, rien ne s’oppose au fait que l’état prévisionnel accompagne le budget. Dans ces conditions lorsque le CA adopte le budget, son vote porte aussi sur l’ EPCP (un seul vote, donc une seule délibération). Il est alors soumis aux mêmes règles que celui-ci (transmission aux 3 autorités de contrôle, délai d’exécution 30 jours).

 

En cas de refus de vote du budget par le conseil d'administration, le règlement conjoint qui arrête le budget arrête-t-il également l'état prévisionnel ?

Il n'appartient pas aux autorités de contrôle d'arrêter l'état prévisionnel de la commande publique (EPCP) à l'occasion du règlement conjoint d'un budget, même si l' EPCP est annexé à celui-ci.
En cas de règlement conjoint, l' EPCP ne pourra donc être adopté que par délibération spécifique du CA.

 

Le montant global de l’ EPCP doit-il être égal au montant du budget ?

(réponse modifiée le 16/12/2005)

A notre sens, l' EPLE doit déterminer ses besoins en regard des recettes qu'il a évaluées dans le respect de la règle de la sincérité budgétaire. Dès lors, établir un état prévisionnel de la commande publique supérieur aux prévisions budgétaires reviendrait à évaluer les besoins sans considérer les crédits dont pourra disposer l'établissement. Toutefois, il est possible de tenir compte dans l' EPCP de ressources attendues, mais dont le montant n'est pas connu avec suffisamment de précision pour qu'elles soient inscrites au budget (par exemple, engagement de la collectivité à financer un équipement, mais dont le montant n'est pas précisé au moment de l'élaboration du budget) ou de recettes qui font habituellement l'objet de DBM (à partir d'une analyse des comptes financiers des exercices précédents). Ces éléments extérieurs au budget et retenus pour élaborer l' EPCP doivent être précisés au conseil d’administration .D'autre part, il n'y a pas lieu de rechercher une "parfaite adéquation" du budget et de l' EPCP, dans la mesure où le budget inclut d'autres dépenses que des marchés (rémunérations, impôts et taxes,  etc...).

 

Les marchés de moins de 4000 euros doivent-ils figurer dans une colonne spécifique de l’ EPCP ?

Non, le décret n°2004-1298 du 26 novembre 2004 n’introduit pas un nouveau type de procédure : les marchés de moins de 4000 euros demeurent des marchés passés selon une procédure adaptée et il n’y a donc pas lieu de prévoir une colonne supplémentaire dans l’ EPCP

 

L’ EPCP est-il une pièce justificative de la dépense ?

Oui, puisque l' EPCP constitue l’approbation requise de l’organe délibérant de l’ EPLE, prévue par la note 5 de la rubrique 4 de la liste des pièces justificatives. En revanche,si un marché n'entre pas dans l'un des cas prévus à l'article 16.6°.c du décret n°85-924 du 30 août 1985 et notamment en l'absence d'un EPCP, une délibération du CA est indispensable pour autoriser le chef d'établissement, PRM, à signer le marché. Il est rappelé que les pièces justificatives doivent être produites au moment du paiement et qu'une délibération postérieure au paiement pourrait ne pas être considérée comme suffisante par le juge des comptes.

 

Le comptable doit-il vérifier l'exacte imputation de la dépense à la ligne de nomenclature de l' EPCP ?

Le comptable n’a en aucune façon à s’assurer du respect des procédures de passation des marchés ni de l’imputation correcte des dépenses dans les lignes de la nomenclature marchés publics adoptée par l’établissement, qui relèvent de la seule responsabilité de l'ordonnateur. Outre ses contrôles habituels (exacte imputation budgétaire et comptable de la dépense, disponibilité des crédits, ...), son contrôle sur l' EPCP consiste exclusivement à vérifier que le montant total mandaté pour chaque ligne de la nomenclature n’a pas dépassé le montant prévu par l’ EPCP adopté par le conseil d’administration.

 

Comment traiter les dépenses qui n'entrent pas dans le cadre de l 'EPCP ?

Il appartient à l'ordonnateur, lorsqu'une dépense n'entre pas dans le cadre de l' EPCP, d'attester sa régularité : il peut s'agir d'un des autres cas dans lesquels il est autorisé à signer un marché sans l'autorisation du conseil d'administration : en cas d'urgence (pour des marchés qui se rattachent à des opérations de gestion courante dont le montant est inférieur à 5 000 euros HT, ou à 15 000 euros HT pour les travaux et les équipements), ou lorsque le marché est financé par une ressource affectée faisant l'objet d'une DBM de niveau 2 ; dans toute autre situation, l'ordonnateur doit joindre au mandat la délibération du CA (ou de la commission permanente si elle a reçu délégation du CA en cette matière) l'autorisant à signer le marché, faute de quoi le mandat doit être rejeté par l'agent comptable.

 

Peut on dépasser les seuils de certaines rubriques de l’EPCP au motif que d’autres rubriques disposent de reliquats ?

Le contrôle du comptable consiste notamment à vérifier que le montant total mandaté pour chaque ligne de la nomenclature n'a pas dépassé le montant prévu par l'EPCP et adopté par le conseil d'administration ; l'agent comptable pourrait par conséquent être amené à suspendre le paiement en cas de dépassement du seuil fixé par l'EPCP pour la rubrique en cause. Une fois l'EPCP élaboré, il convient donc de le suivre pour surveiller les seuils et les procédures et de le faire évoluer si cela s'avère nécessaire ; ce dernier pourra être modifié lors de la présentation de DBM au CA par une nouvelle délibération du CA. Cette nouvelle délibération sera transmise au contrôle de légalité.

 

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Questions marchés publics
MP-Q3