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Questions - réponses 5
Principe de spécialité

Un collège rattaché a prélevé sur ses réserves (donc fonds du conseil général) une somme pour acheter des manuels scolaires (dépenses à la charge de l'Etat). Il y a absence de réaction de l'autorité de contrôle. Est ce correct? Si non, le comptable peut il refuser de payer la dépense imputée sur ces crédits ouverts certes correctement (DBM, CA, contrôle de légalité) mais hors du champ de spécialité de l' EPLE ?
Si le financement de l'achat de manuels scolaires est effectivement à la charge de l'Etat, rien n'interdit cependant au conseil d'administration d'autoriser un prélèvement sur les réserves disponibles, avec l'accord de la collectivité de rattachement, pour compléter la dotation de l'Etat. Cette opération ne porte à mon sens nullement atteinte au principe de spécialité. D'autre part, il n'appartient pas au comptable de procéder à un contrôle de légalité d'une délibération exécutoire.

Sur les crédits fonds d'animation, un EPLE veut commercialiser un CD. Les droits d'auteurs sont déclarés. Au vu du principe de spécialité de l'établissement, cette prestation peut-elle avoir lieu ?
La production et la vente d'un CD par un EPLE n' est pas en soi contraire au principe de spécialité des établissements publics. La jurisprudence admet que des personnes publiques assurent des activités que la définition statutaire de leur mission ne prévoit pas expressément, à la double condition que lesdites activités soient complémentaires de la mission statutaire et qu'elles contribuent directement à améliorer son exercice, dans l'intérêt des usagers. Tout dépend donc du contenu du CD et de ses conditions de production. Pour ce qui concerne la commercialisation, il faudra appliquer les dispositions relatives aux objets confectionnés, le produit de la vente ne devant couvrir que les coûts de matière d'oeuvre.

Un conseil régional souhaite verser une subvention spécifique à des lycées pour permettre l'équipement des élèves en section professionnelle. Cela est-il contraire au principe de spécialité des établissements  publics ?
L'achat d'équipements destinés aux élèves (mise à disposition temporaire ou don) n'est pas en soi contraire au principe de spécialité des établissements publics. La jurisprudence admet que des personnes publiques assurent des activités que la définition statutaire de leur mission ne prévoit pas expressément, à la double condition que lesdites activités soient complémentaires de la mission statutaire et qu'elles contribuent directement à améliorer son exercice, dans l'intérêt des usagers. Cela semble être le cas en l'occurrence et ces achats doivent s'analyser de manière analogue aux acquisitions de manuels scolaires. D'autre part, il faudra effectivement que la région précise avant d'allouer les crédits si ces équipements resteront ou non la propriété des élèves, la position prise sur ce point modifiant en effet leur suivi en gestion pour l' EPLE . En toute hypothèse, cela devra être expressément précisé dans la convention qui sera signée avec la région et qui sera soumise à l'approbation du CA.


Réception et représentation (frais de...)

Quelle est la réglementation applicable aux EPLE en matière de frais de représentation et de réception et notamment la possibilité d’imputer certains de ces frais sur les crédits ouverts au budget au compte 6257 ?
La circulaire n° B-2E-94 du 24 septembre 1994 émanant de la direction du budget a assoupli les règles jusque là applicables aux frais de représentation et de réception. Ces dispositions ont été reprises et analysées par l’instruction de la direction de la comptabilité publique n° 92-161 M9 du 18 décembre 1992. Ces instructions ont été résumées par la direction du budget par circulaire en date du 3 octobre 1994. Dans la mesure où les crédits sont disponibles au chapitre D – compte 6257 « réceptions » et si tous les autres contrôles ont été fait par l’agent comptable, il n’y a pas d’obstacle à ce que ce dernier paye les factures relatives aux frais de réception en se référant aux pièces justificatives prévues à l’annexe I de l’article D.1617-19 modifié du code général des collectivités territoriales (CGCT) qui ne mentionne aucune exigence particulière en la matière. Afin d’éviter certains abus dans les EPLE, il appartient au chef d’établissement et au gestionnaire de veiller impérativement à ce que les réceptions ou les représentations ne se traduisent par des excès et n’induisent pas de dépenses supplémentaires pour l’établissement.
Toutefois, il est important de noter que l’agent comptable doit vérifier le caractère public de ce type de dépenses et sa relation avec les activités normales d’un EPLE ; ainsi l’achat d’un cadeau de départ ou de décorations, par exemple, a été considéré par la Cour des comptes comme irrégulier car présentant un caractère personnel et n’entrant pas dans le cadre des missions de l’établissement. Il en va différemment des repas de travail. Dans tous les cas, le conseil d’administration devra délibérer sur les modalités de prise en charge de ces frais.


Recettes et Recouvrement des créances

Le Conseil d’Administration peut-il voter le principe d’une participation maximale des familles ou fixe un montant forfaitaire pour les voyages et sorties sur une même ville ?
« Tout ordre de recettes doit comporter les bases de la liquidation » de façon à permettre au comptable de procéder au contrôle qui lui incombe. Le vote par le CA d’un montant maximum pour la participation des familles à l’ensemble des voyages et sorties scolaires reviendrait à déléguer au chef d’établissement ses compétences relatives à la détermination d’une recette budgétaire.
Cette délégation, non prévue par les textes, n’est pas autorisée. Article 41221 de la circulaire du 21 avril 1988

Lorsque l'agent comptable lance une procédure de saisie sur les allocations familiales pour le recouvrement des frais de cantine, pouvez-vous me confirmer s'il s'agit ou non d'une procédure de saisie attribution ? Et, dans l'affirmative, peut-on avoir recours à un huissier du Trésor ou bien faut-il obligatoirement faire appel à un huissier de justice ?
Il convient de se référer à l'instruction DGCP n°05-050-M0 du 13/12/2005 disponible sur le site de la DAF au Codex des EPLE. Chacune des procédures d'exécution sont décrites dans les annexes, en particulier la saisie - attribution (page 176), qui prévoit le recours à un huissier, et la saisie des rémunérations (page 177), qui peut être engagée directement par l'agent comptable devant le tribunal d'instance. Et encore plus de détails dans l'instruction n°06-014-A-M du 24/02/2006, également dans le Codex : Titre 4 (La saisie des créances de sommes d'argent).
Attention : un agent comptable d 'EPLE, contrairement aux comptables du réseau du Trésor public, ne peut pas mettre en oeuvre la procédure d'opposition à tiers détenteur.

De quel délai dispose le comptable d'un EPLE pour procéder au recouvrement d'une créance résultant d'une décision juridictionnelle ?
4 ans. Une décision juridictionnelle est exécutoire par nature. Cependant, en application du IV de l'article 1er de la loi n°80-539 du 16 juillet 1980 modifiée, un état nécessaire au recouvrement d'une créance résultant d'une décision juridictionnelle passée en force de chose jugée doit être émis par l'ordonnateur dans un délai de 2 mois à compter de la date de notification de la décision. Si cet état n'est pas émis, il appartient au représentant de l'Etat d'adresser à l'ordonnateur une mise en demeure d'y procéder dans le délai d'un mois ; à défaut, le représentant de l'Etat émet d'office l'état nécessaire au recouvrement correspondant.
Toutefois, ce délai ne correspond pas à un délai de prescription qui éteindrait la dette de la personne condamnée :
- l'émission du titre par le représentant de l'Etat en cas de défaillance ou de refus de l'ordonnateur est soumise au délai de prescription de 30 ans prévue par l'article 2262 du
code civil ;
- l'état de recouvrement, qu'il soit émis par l'ordonnateur ou d'office par le représentant de l'Etat, est adressé au comptable de l'EPLE pour prise en charge et recouvrement. A compter de cette date, le comptable dispose de 4 ans pour mettre en oeuvre les procédures de recouvrement de la créance, conformément à l'article L.1617-5.3° du
CGCT.
Ces délais de prescription peuvent être suspendus ou interrompus, en application des articles 2242 et suivants du code civil. En particulier, en application du 3e alinéa de l'article 1-IV de la loi du 16 juillet 1980, le représentant de l'Etat peut autoriser le comptable à engager des poursuites en cas de refus de l'ordonnateur.
Il faut par ailleurs souligner que l'article 12.A du
décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 (RGCP) prévoit que le comptable public est tenu de contrôler la mise en recouvrement des créances de l'organisme public, dans la limite des éléments dont il dispose. En conséquence, lorsque le comptable a connaissance d'une décision juridictionnelle créant des droits au bénéfice de l'établissement (notamment quand il est également gestionnaire de l'EPLE), il doit solliciter par écrit l'ordonnateur puis, si nécessaire, le représentant de l'Etat pour obtenir l'émission du titre de recette. A défaut, sa responsabilité personnelle et pécuniaire pourrait être engagée par le juge.

L’envoi d’une lettre en recommandé avec accusé de réception fait-il courir les délais de recours contentieux lorsque le destinataire ne retire pas la lettre ?
Oui. Dans plusieurs jugements, notamment le 15 décembre 2004, le Conseil d’Etat a considéré que le délai de recours contentieux commence à courir à compter de la date à laquelle le pli a été présenté à son destinataire, même si celui-ci ne retire pas le pli à la poste, malgré le dépôt d’un avis de passage.

Le délai de recours contentieux à l'encontre d'un acte d'un EPLE peut-il être interrompu par un recours gracieux ?
Oui. La faculté d'exercer un recours gracieux contre une décision administrative est toujours possible, sauf disposition législative ou réglementaire contraire.
Ce principe a été rappelé par le Conseil d'Etat dans une
décision du 19 novembre 2004 : "Considérant que, sauf le cas où des dispositions législatives ou réglementaires ont organisé des procédures particulières, toute décision peut faire l'objet, dans le délai imparti pour l'introduction d'un recours contentieux, d'un recours gracieux ou hiérarchique qui interrompt le cours dudit délai".
Il est rappelé par ailleurs que l'interruption fait courir un nouveau délai, de même durée que le délai initial.

Combien de relances amiables doit-on envoyer aux familles n'ayant pas réglé la demi-pension avant transmission à l'huissier ?
En matière de recouvrement de créance les formalités préalables aux poursuites sont précisées au paragraphe 41331 de la circulaire interministérielle n°88-079 du 28 mars 1988.
Ainsi, le défaut d’envoi de lettre de rappel n’entraîne pas la nullité des poursuites, à la condition que le délai minimum de vingt jours ait été respecté entre l’envoi du premier avis et la notification du commandement et à la condition que l’état exécutoire ait été notifié aux débiteurs par lettre recommandée avec accusé de réception (article 46 du décret du 30 août 1985).

Est-il possible de faire voter en CA une résolution visant à demander aux familles débitrices, le remboursement des frais lié à l'envoi d'un courrier en lettre recommandée pour le paiement des frais de demi-pension ?
Oui. Le principe de gratuité interdit effectivement de demander aux usagers du service public d'enseignement une participation financière au fonctionnement de l'établissement. Toutefois, en l'espèce, il est envisagé de demander aux familles débitrices de frais de demi-pension le remboursement des frais liés à l'envoi d'une lettre de rappel en recommandé, lorsque celles-ci n'ont pas donné suite à une première correspondance envoyée par lettre simple aux frais du collège. Il convient de considérer en premier lieu que le service annexe d'hébergement n'est pas soumis au principe de gratuité, car il est distinct du service d'enseignement. D'autre part, les dépenses liées au fonctionnement du SAH doivent être financées par les familles et par l'Etat (décret n°85-934 du 4 septembre 1985 modifié) : c'est par la participation aux charges communes ou directement au sein du R2 dans un compte ouvert à cet effet que sont notamment financés les frais d'envoi des titres de recettes (ou avis aux familles). S'agissant des frais spécifiquement liés à l'envoi d'une lettre recommandée aux seules familles qui n'ont pas donné suite à un premier courrier, il paraît légitime que ces familles en assument le coût, de même qu'elles auront à supporter le cas échéant les frais de recouvrement contentieux par voie d'huissier. Une délibération du conseil d'administration en ce sens est effectivement indispensable pour autoriser l'ordonnateur à percevoir cette recette qui s'ajouterait aux frais de demi-pension.

L'ordonnateur d'un EPLE peut-il décider de ne pas mettre en recouvrement une créance d'un montant de 25 euros ?
Oui. L'article 45 du décret n° 85-924 du 30 août 1985 modifié permet à l'ordonnateur de l'EPLE ne pas mettre en recouvrement les créances dont le montant initial en principal n'atteint pas le montant fixé par le décret n° 97-775 du 31 juillet 1997 modifié, soit actuellement 30 euros. Il s'agit d'une faculté offerte à l'ordonnateur, et non d'une obligation de renoncer au recouvrement, dont l'objectif est notamment de ne pas procéder à des actes (lettres de relance, actes de poursuite) dont le coût serait disproportionné par rapport au produit attendu.
Il est précisé que cette disposition ne s'applique qu'aux droits constatés et en aucun cas aux droits perçus au comptant (tickets de cantine, etc.).

Un agent comptable demande à l'ordonnateur l'autorisation de poursuivre des créances, cependant le chef d'établissement refuse. Comment l'agent comptable peut-il résoudre la situation ?
Conformément à l'article 11 du décret du 29 décembre 1962 portant règlement de la comptabilité publique, le comptable est seul chargé du recouvrement des titres de recettes remis par l'ordonnateur. Selon l'article 46 du décret du n°85-924 du 30 août 1985 les créances qui n'ont pu être recouvrées à l'amiable, font l'objet d'états rendus exécutoires par l'ordonnateur. L'agent comptable procède aux poursuites. Celles-ci peuvent à tout moment être suspendues sur un ordre écrit de l'ordonnateur si la créance est l'objet d'un litige. La circulaire n°88-079 du 28 mars 1988 article 41331 indique que l'autorisation préalable de poursuites est délivrée par l'ordonnateur au comptable. Si l'ordonnateur refuse son autorisation, le refus étant exprimé par écrit, la responsabilité du comptable est dégagée et c'est l'ordonnateur qui engage sa responsabilité. Il convient donc que l'agent comptable demande à l'ordonnateur, par lettre recommandée avec accusé de réception, l'autorisation préalable de poursuites en lui indiquant que son refus ou son absence de réponse dans un délai d'un mois engage sa responsabilité. L'agent comptable doit en informer aussi les autorités de contrôle et le juge des comptes.
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