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Questions - réponses 4
Manuels scolaires

Que faire des manuels scolaires obsolètes ?
Le renouvellement des collections de manuels scolaires est justifié par leur dégradation, usure ou obsolescence induite par les changements de programmes. Les établissements peuvent donc aliéner des manuels périmés en les mettant au rebut ou en les proposant à des associations humanitaires, en tout état de cause, après autorisation donnée par le conseil d'administration en application de l'article 16-9°) du décret n° 85-924 du 30 août 1985. En qualité d'organe délibératif de l'établissement, le conseil d' administration , sur le rapport du chef d'établissement, exerce notamment les attributions suivantes : " il autorise l'acceptation des dons et legs, l'acquisition ou l'aliénation des biens ainsi que les actions à intenter ou à défendre en justice ;".

Est-il possible de demander une contribution financière aux familles en cas de pertes ou de dégradation des manuels scolaires prêtés par les EPLE?
La fiche de prêt, prévue au § 131 de la circulaire n°IV-70-68 du 5 février 1970, constate le transfert de la garde des manuels scolaires de l'établissement aux familles. En cas de perte ou de dégradation excédant l'usure normale qui résulte de leur usage raisonnable, la responsabilité civile des parents est susceptible d'être engagée sur le fondement des articles 1880 et 1884 du code civil. Cette responsabilité peut être utilement rappelée sur la fiche de prêt ainsi que dans le règlement intérieur de l'établissement adopté par le CA. Par ailleurs, le principe d'un barème dégressif, tel qu'il était prévu par la circulaire précitée, peut être admis dans son principe : il conviendra de l'établir au regard de l'état dans lequel se trouve l'ouvrage à la date du prêt et de l'indiquer sur chaque fiche en début d'année scolaire, ce qui permettra d'assimiler cette fiche à un document contractuel. Le modèle de la fiche pourra être soumis à la délibération du CA, en application de l'article 16 du décret n°85-924 du 30 août 1985. Les recettes correspondantes seront enregistrées au compte 70888 - autres produits annexes et seront exclusivement consacrées au renouvellement des manuels scolaires (dépense au 6062, chapitre A2), dans la mesure du possible au cours du même exercice.

Est-ce qu’avec la subvention manuels scolaires un collège peut acheter des dictionnaires (pour une classe complète) étant entendu que ces dictionnaires restent au sein de l'établissement ?
Ces dictionnaires, de même que les livres en série (par exemple oeuvre d'un auteur étudiée en Français) ne constituent pas des manuels scolaires et ne peuvent donc être acquis sur la subvention d'Etat attribuée à ce titre. Ils peuvent éventuellement être acquis au titre du centre de documentation, mais dans ce cas sur la dotation de fonctionnement reçue de la collectivité de rattachement (chapitre A1).
D'autre part, ces ouvrages entrent dans le cadre des fournitures donnant lieu à une appropriation personnelle (cf. circulaire 2001-256 du 30/3/2001) : leur achat peut donc être laissé à la charge des familles.

Un collège rattaché a prélevé sur ses réserves (donc fonds du conseil général) une somme pour acheter des manuels scolaires (dépenses à la charge de l'Etat). Il y a absence de réaction de l'autorité de contrôle. Est ce correct? Si non, le comptable peut il refuser de payer la dépense imputée sur ces crédits ouverts certes correctement (DBM, CA, contrôle de légalité) mais hors du champ de spécialité de l' EPLE ?
Si le financement de l'achat de manuels scolaires est effectivement à la charge de l'Etat, rien n'interdit cependant au conseil d'administration d'autoriser un prélèvement sur les réserves disponibles, avec l'accord de la collectivité de rattachement, pour compléter la dotation de l'Etat. Cette opération ne porte à mon sens nullement atteinte au principe de spécialité. D'autre part, il n'appartient pas au comptable de procéder à un contrôle de légalité d'une délibération exécutoire.

Est-il possible de demander une contribution financière aux familles en cas de pertes ou de dégradation des manuels scolaires prêtés par les EPLE ?
La fiche de prêt, prévue au § 131 de la circulaire n°IV-70-68 du 5 février 1970, constate le transfert de la garde des manuels scolaires de l'établissement aux familles. En cas de perte ou de dégradation excédant l'usure normale qui résulte de leur usage raisonnable, la responsabilité civile des parents est susceptible d'être engagée sur le fondement des articles 1880 et 1884 du code civil. Cette responsabilité peut être utilement rappelée sur la fiche de prêt ainsi que dans le réglement intérieur de l'établissement adopté par le CA. Par ailleurs, le principe d'un barème dégressif, tel qu'il était prévu par la circulaire précitée, peut être admis dans son principe : il conviendra de l'établir au regard de l'état dans lequel se trouve l'ouvrage à la date du prêt et de l'indiquer sur chaque fiche en début d'année scolaire, ce qui permettra d'assimiler cette fiche à un document contractuel. Le modèle de la fiche pourra être soumis à la délibération du CA, en application de l'article 16 du décret n°85-924 du 30 août 1985. Les recettes correspondantes seront enregistrées au compte 70888 - autres produits annexes et seront exclusivement consacrées au renouvellement des manuels scolaires (dépense au 6062, chapitre A2), dans la mesure du possible au cours du même exercice.


Objets confectionnés

Qui fixe les tarifs des objets confectionnés dans un EPLE ?
Le conseil d’administration. En l’absence de texte réglementaire signé par le Premier ministre, il revient au conseil d’administration de fixer les tarifs des prestations effectuées par l’établissement (mise à disposition de locaux, vente d’objets confectionnés, etc …). Cette délibération, dorénavant exécutoire dès sa publication, constitue le support de la liquidation des recettes par l’ordonnateur, conformément à l’article 44 du décret n° 85-924 du 30 août 1985 modifié (voir document en rubrique gestion financière).

Peut-on proposer au conseil d’administration une participation des familles pour financer la réalisation d’objets confectionnés réalisés dans le cadre de la technologie (OC de collège) ?
NON. La circulaire n° 2001-256 du 30 mars 2001 parue au BO n° 15 du 12 avril 2001 rappelle le principe de gratuité de l’enseignement: « L'article L. 132-2 du code de l'éducation dispose que l'enseignement est gratuit pour les élèves des lycées et collèges publics. En conséquence, aucune contribution ne peut être demandée aux familles pour le financement des dépenses de fonctionnement administratif et pédagogique relatives aux activités d'enseignement obligatoires des élèves. Toute délibération contraire à ces dispositions qui serait adoptée par un quelconque conseil d'administration ne saurait être appliquée. De telles délibérations seraient en effet illégales au regard de la jurisprudence administrative et pourraient être contestées devant les tribunaux administratifs ». Néanmoins, rien n’empêche un EPLE de constater, aux comptes 70881 [service général] ou 701 [chapitre J1] une recette provenant de la vente des objets confectionnés par les élèves dans le cadre de leur programme pédagogique. Il doit s’agir d’un achat volontaire, de la famille des élèves ou d’autres acquéreurs, dont le prix de vente aura fait l’objet d’une approbation préalable du conseil d’administration.

Après délibération du conseil d’administration, un EPLE peut il transférer au FSE des objets confectionnés afin que celui-ci procède à leur vente et remette le produit de la vente à une association ?
Le FSE est soumis à un double cadre juridique qui résulte de la combinaison du droit commun des associations (loi du 01/07/1901) et des principes qui régissent le service public de l’Education Nationale (décret du 30/08/1985). Ainsi, les activités du FSE doivent être distinctes des missions dévolues à l’EPLE. Le FSE ne peut ni percevoir, ni gérer des subventions destinées à l’établissement pour la mises en œuvre des missions de celui- ci (principe de spécialité)
Il en résulte également que le FSE ne peut encaisser certaines participations versées par les familles à l’établissement dans le cadre des sorties et voyages scolaires comme de la vente des objets confectionnés.
Il revient donc à l’EPLE lui-même et non au FSE de vendre les objets confectionnés.
Ces éléments sont confirmés par une réponse R-conseil du 04/07/07 qui précise que : « le produit de la vente de ces objets sert en principe au financement du service qui supporte l’enseignement dont il est question. Les associations ne peuvent percevoir directement les ressources propres de l’EPLE (objets confectionnés par exemple). Il est par conséquent impossible de reverser une partie de ces recettes à une association ».
Cependant, il est possible pour l’EPLE de verser une subvention à une association dès lors que les statuts de cette dernière sont en relation avec les missions de l’EPLE, en application du principe de spécialité (réponse R-Conseil du 24/05/02). L’attribution d’une subvention à une association doit faire l’objet d’une délibération expresse du conseil d’administration.


Ordre de recette : voir recette  et recouvrement


Ordre de réquisition

Existe-t-il un modèle de lettre par laquelle un chef d'établissement adresse un ordre de réquisition à son agent comptable?
Il n'existe pas de modèle particulier pour la réquisition de payer adressée par l'ordonnateur au comptable. Il convient de respecter les dispositions prévues par les articles L.233-1 et L.233-3 du code des juridictions financières ainsi que par la circulaire n°88-079 du 29 mars 1988 (§ 1313). Il est précisé que la réquisition est au nombre des actes énumérés à l'article L. 2131-2 du code général des collectivités territoriales, qui sont immédiatement exécutoires après transmission au représentant de l'Etat et publication ou notification. En l'espèce, l'ordre de réquisition sera transmis aux trois autorités de contrôle, dans un souci de parallélisme des formes (le budget est soumis à cette obligation) et le chef d'établissement certifie le caractère exécutoire de l'ordre de réquisition, sous sa seule responsabilité.


Pièce justificative de la dépense

Le décret n° 2003-301 du 2 avril 2003, actualisant la liste des pièces justificatives à produire lors des paiements des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, a t-il supprimé l'obligation pour l'agent comptable d'un EPLE de signer les factures?
Non : le décret n° 2003-301 du 2 avril 2003 ne supprime pas la signature du comptable car elle n'est pas prévue par les textes et de ce fait n'est pas obligatoire. En effet, le service fait est attesté par la signature de l'ordonnateur, qui sera apposée dorénavant sur le bordereau récapitulatif des mandats, et l'attestation des contrôles que doit exercer le comptable réside dans la prise en charge des ordres de dépenses.

Les frais imputables à la formation des enseignants peuvent-ils être pris en charge par l'EPLE sur la base d'une convention?
Les dépenses de rémunération (et consécutivement de formation) des personnels enseignants des EPLE sont à la charge de l'Etat, conformément à l'article L.211-8 du code de l'éducation. Toutefois, ces dispositions n'interdisent pas la participation financière d'un autre organisme à une formation qui ne s'inscrit pas dans un programme défini par l'Etat mais le financement de la formation sur le budget d'un EPLE nécessite d'une part l'accord exprès de la collectivité de rattachement et d'autre part une délibération du conseil d'administration.

Quel est le seuil au delà duquel la production d'un mémoire ou d'une facture est obligatoire pour le paiement de travaux, de fournitures ou de service ?
230 euros par l’arrêté du 3 septembre 2001 (voir page réglementation).

Quelle procédure utiliser en cas de pièces justificatives (facture) égarées par les services de l'ordonnateur dans la mesure où le fournisseur ne peut rééditer un original ?
L'instruction DGCP n°02-046-B-M du 3 mai 2002 prévoit cette situation : ainsi, à défaut de l'original d'une pièce justificative, l'ordonnateur peut produire une copie certifiée conforme, en ajoutant sur l'un des duplicata destiné au paiement et sur les autres à conserver afin d'éviter tout risque de double mandatement ou de double paiement. Les copies n'étant plus certifiées conformes par les autorités administratives, cette certification doit être effectuée par le fournisseur et il est recommandé de joindre un certificat administratif de l'ordonnateur à l'appui du mandat.
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