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Questions - réponses 3
Frais de déplacement

Le calcul d'indemnités de déplacement doit-il être effectué en prenant en compte la résidence administrative de l'agent ou le lieu effectif d'exercice des fonctions ?
Le lieu effectif d'exercice. La Cour administrative d'appel de Bordeaux a jugé qu'un agent qui effectuait un stage dans la ville où  il exerçait ses fonctions ne pouvait prétendre au bénéfice d'indemnités de déplacement, même si son arrêté d'affectation indiquait une résidence administrative dans une autre agglomération (cf AJDA du 10 mars 2003). En conséquence, le juge fait primer le lieu d'exercice réel des fonctions sur la résidence officiellement inscrite pour son affectation. On peut noter ici le caractère pragmatique du jugement de la CAA de Bordeaux qui  implique une interprétation relativement ouverte du premier alinéa de l'article 4 du décret n°90-437 du 28 mai 1990 sur le remboursement des frais de déplacement : "résidence administrative : le territoire de la commune sur lequel se situe le service où l'agent est affecté". La résidence administrative se définirait par le lieu d'exercice effectif des fonctions sans tenir compte du lieu "où l'agent est affecté" au sens administratif du terme, du moins pour ce qui concerne les frais de déplacement.

Quelques élèves de la Section BTS vont retourner dans leur ancien établissement afin de faire une action de promotion de la filière. A cette occasion, est il possible de rembourser les frais de déplacement et,si oui, sur quelle base administrative ( ordre de mission ? ) et sur quels crédits budgétaires ( J1, Taxe apprentissage ?).
Un ordre de mission peut être établi par le chef d'établissement, sur le fondement du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 qui s'applique "aux personnes (...) qui interviennent pour le compte des services et établissements précités" dont les EPLE. Ce type de dépenses entre à mon sens dans le cadre des "dépenses destinées à promouvoir les formations sous réserve que les manifestations aient lieu dans l’établissement", qui sont susceptibles d'être financées par la taxe d'apprentissage (cf. III de la circulaire n°2007-031 du 5 février 2007 (BO n°7 du 15 février).

Les frais de déplacement d’un chef d'établissement à une journée académique organisée par une association, peuvent-ils être pris en charge par le budget de l' EPLE ?
De manière générale, le remboursement des frais de déplacement d'un chef d'établissement n'est supporté par l 'EPLE que si le déplacement a pour origine l 'EPLE lui-même. Lorsque le chef d'établissement représente l'établissement, il peut en conséquence établir lui-même un ordre de mission dont les conséquences financières seront supportées sur le budget de l'EPLE, dans la limite des frais réellement engagés et dans le respect des dispositions réglementaires. Nous vous rappelons à cette occasion que la circulaire n°06-175 du 9/11/2006, parue au BOEN du 16/11/2006, qui concerne les personnels affectés dans les EPLE, qu'ils soient fonctionnaires ou non, apporte des informations sur les modalités de mise en oeuvre du nouveau dispositif de remboursement des frais de déplacement.

Un personnel est chargé chaque jour d'aller à la poste porter du courrier. Comme l'établissement ne dispose pas de véhicule de service, on lui rembourse le surcoût que cela entraîne sur les bases du décret du 28 mai 1990 sur les frais de déplacement. De la même façon on est parfois obligé de se déplacer pour aller chercher des documents à l'inspection académique ou dans d'autres établissements. Ces remboursements au sein de la même commune ou dans une commune limitrophe bien que motivés dans l'intérêt du service ont-ils une base légale ?
L'article 28 al. 3 du décret n° 90-437 du 28 mai 1990 énonce que "L'agent qui se déplace fréquemment pour les besoins du service à l'intérieur d'une commune peut être remboursé de ses frais de transport dans la limite du tarif de l'abonnement le mieux adapté au type de ses déplacements, sous réserve que cette procédure soit source d'économie pour l'Administration par rapport à celle prévue à l'alinéa précédent". L'article 29 ajoute que "Les agents peuvent utiliser leur véhicule personnel pour les besoins du service sur autorisation de leur chef de service et sous réserve que les intéressés satisfassent aux conditions prévues en matière d'assurances par l'article 34 du présent décret. Les autorisations ne sont délivrées que si l'utilisation du véhicule personnel entraîne une économie ou un gain de temps appréciables, ou lorsqu'elle est rendue nécessaire soit par l'absence, permanente ou occasionnelle, de moyens de transport en commun, soit par l'obligation attestée de transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant. "Il appartient au chef d'établissement de s'assurer que ces conditions sont réunies pour établir l'ordre de mission autorisant l'emploi du véhicule personnel. Il convient également d'attirer l'attention sur les dispositions énoncées à l'article 34 du décret qui concernent la souscription par l'agent d'une police d'assurance couvrant sa responsabilité personnelle ainsi que celle de l'Etat. Le remboursement des frais est effectué en application des dispositions des articles 31 et 49 du décret, le taux de l'indemnité kilométrique étant fixé par l'arrêté du 20 septembre 2001 modifié (RLR 214-0e). La prise en charge des frais de transport se fera sur présentation des pièces justificatives énumérées à l'annexe I de l'article D.1617-19 du code général des collectivités territoriales : points 261 "Frais de déplacement des agents" .

Les chefs d'établissement peuvent-ils rédiger des ordres de mission à l'attention de leurs élèves? Et est-il possible d'indemniser les élèves individuellement au titre des frais de déplacement générés par un PPCP ?
Il est précisé en premier lieu que les ordres de mission ne peuvent être établis que pour des personnels de l'établissement et non pour des élèves. D'autre part, la prise en charge des frais engendrés par des déplacements liés aux PPCP ne relève effectivement pas de la note de service n°93-179 du 24 mars 1993, qui porte sur les stages en entreprise. Toutefois, dans la mesure où les PPCP relèvent des horaires officiels et en conséquence de l'enseignement obligatoire, ils sont soumis au principe général de gratuité, en application de l'article L.132-2 du code de l'éducation. Ainsi, la circulaire n°2001-172 du 5 septembre 2001 précise les sources de financement possibles (chapitre 36.71 du budget de l'Etat, subvention de fonctionnement de la collectivité de rattachement, taxe d'apprentissage, crédits européens, partenariat public ou privé). Elle ajoute que la participation des familles ne doit en aucun cas être sollicitée. Il appartient donc au chef d'établissement, comme le souligne la même circulaire, de vérifier les conditions financières de réalisation des PPCP, en tenant compte de l'ensemble des ressources susceptibles d'être mobilisées. Le remboursement aux élèves de leurs frais de déplacements, si ceux-ci entrent dans le cadre ainsi établi, sera effectué pour leur montant réel, sur justificatifs.


Gratuité : voir « principe de gratuité »


Imputation budgétaire

Voir aussi toute la première partie des pages sur l’instruction comptable : ici.

Les dépenses liées à l'acquisition de petit mobilier à caractère non pédagogique dans les EPLE doivent être imputées au chapitre C -Entretien ou D- Autres charges générales ?
Au chapitre C. La circulaire n°91-132 du 10 juin 1991 modifiée, dite annexe technique à la circulaire n°88-079 du 28 mars 1989, prévoit (§12112) que sont imputées sur le chapitre C-Entretien : "les dépenses de nature non pédagogiques, d'entretien, de réparation, de fournitures et petit matériel d'entretien ainsi que de matériels, mobiliers et outillages non immobilisables." Le même texte prescrit l'imputation au chapitre D -Autres charges générales des "autres dépenses de fonctionnement du service général" sans plus de précision. Il convient donc, conformément à ces dispositions et dans un souci de lisibilité du budget, de n'inscrire au chapitre D que les dépenses résiduelles qui ne relèvent d'aucun des autres chapitres dont l'intitulé est clairement identifié. Ainsi, les dépenses liées à l'achat de mobiliers non immobilisables et de nature non pédagogique doivent figurer au chapitre C -Entretien.

Dans un EPLE, les dépenses de carburant doivent-elles être enregistrées au chapitre C ou D ?
Les deux sont possibles : l'essence pour la voiture sera imputée au chapitre D "Autres charges générales",compte 60613, alors que le carburant destiné aux outillages d'entretien comme la tondeuse à gazon, sera enregistré au compte 60613 du chapitre C "entretien". En effet selon les dispositions de la circulaire n° 91-132 du 10 juin 1991 modifiée, dite annexe technique à la circulaire n°88-079 du 28 mars 1988, on inscrit au chapitre D seulement les dépenses résiduelles ne relevant d'aucun des autres chapitres dont l'intitulé est clairement identifié. Ainsi les charges dont la destination première est l'entretien de l'établissement seront imputées au chapitre C

A quel service doit être imputé le montant d'une admission en non-valeur pour une créance de demi-pension : Service général D ou Service spécial R2 ?
Au chapitre D du service général. L'admission en non-valeur résulte d'une décision du conseil d'administration et son montant doit donc être enregistré au service général (chapitre D) et non mis à la charge des familles en l'imputant au R2. D'autre part, elle constitue une charge  exceptionnelle qui doit être comptabilisée au compte 671. Dans l'hypothèse d'un recouvrement ultérieur, la recette sera enregistrée au compte 771 (produits exceptionnels) du service général.

Quelle imputation choisir pour payer des entrées d'élèves au cinéma, à la piscine, au musée ?
Le compte 6288. Les comptes de racine 60 enregistrent les approvisionnements. Le compte 6288 "autres charges externes diverses" est le plus approprié pour ces charges, dès lors qu'il n'existe pas de compte spécifique dans la nomenclature comptable. En ce qui concerne le chapitre budgétaire, il existe plusieurs possibilités selon le type de financement de ces dépenses. Elles peuvent être imputées au chapitre A1, qui retrace l'ensemble des activités éducatives et pédagogiques incluant les charges induites (sorties pédagogiques par exemple) et qui est financé grâce aux recettes globales de fonctionnement de l'EPLE. Ces dépenses peuvent aussi faire partie d'un projet d'établissement ou être considérées comme des activités para ou périscolaires, financées par des subventions d'origines diverses. Elles se gèrent alors dans un service spécial (J38, N....) ce qui permet un suivi budgétaire tant en charges qu'en produits.

Sur quels crédits doivent être payés les frais engagés pour contentieux devant les prud’hommes et les indemnités à verser en cas de condamnation de l EPLE?
Les dépenses évoquées résultent de pénalités infligées à l' EPLE par une juridiction. Elles ne constituent donc pas des dépenses salariales, mais des dépenses de fonctionnement liées au statut de l'employeur de l'établissement, personne morale dotée de l'autonomie juridique et financière. Il en va de même des frais de contentieux. En tant que telles, elles doivent donc être financées sur le budget de fonctionnement de l' EPLE et non sur une subvention d'Etat. Dans le cas d'une condamnation, à défaut de possibilité de paiement par l' EPLE employeur, des sommes en cause, le représentant de l'Etat pourrait procéder au mandatement d'office, conformément à la procédure prévue à l'article 1er de la loi n° 80- 539 du 16 juillet 1980 modifiée, relative aux astreintes prononcées en matière administrative et à l'exécution des jugements par les personnes morales de droit public.

A quel compte enregistrer les subventions reçues d' ONILAIT par un EPLE ?  
Réponse 7482. Il ne peut s'agir d'un compte de racine 70, celle-ci étant réservée aux ventes de produits ou de prestations de services (analogue au chiffre d'affaires dans une entreprise). Or il s'agit bien d'une subvention, donc d'un compte de racine 74. ONILAIT est un organisme professionnel, de statut EPIC, qui gère des aides communautaires. Cette dernière mission n'en fait toutefois pas un organisme international qui justifierait le compte 7446. Dans la mesure où il s'agit d'un organisme professionnel, le compte 7482 semble le mieux approprié.  

Les intérêts moratoires dus pour retard de paiement sont-ils imputables sur le même chapitre que la dépense ou bien doit-on les considérer comme une charge administrative devant être prise en compte sur le chapitre D?
Les intérêts moratoires sont bien à imputer aux mêmes comptes et chapitre que la dépense à laquelle ils correspondent. C'est en effet le même fait générateur qui en est à l'origine et la liste des pièces justificatives des paiements prévoit (paragraphe 401 et suivants) pour les travaux, fournitures et services la production, le cas échéant, d'un état liquidatif des intérêts moratoires. D'autre part, l'article L.1612-18 du CGCT évoque bien le mandatement des intérêts moratoires en même temps que le principal. Enfin, le décret n°77-981 du 29 août 1977 est encore plus explicite: en cas de non paiement des intérêts moratoires le comptable avise l'ordonnateur qu'il est tenu d'émettre un mandat complémentaire et l'ordonnateur ne pourra prendre aucun nouvel engagement sur le ou les chapitres budgétaires d'imputations dudit marché tant que ces intérêts n'auront pas été mandatés (mais ce dernier texte ne concerne que l'Etat et ses EPA).

Les dépenses relatives à un exercice antérieur doivent-elles être mandatées au compte 67188 «dépenses exceptionnelles sur opération de gestion» ou au compte selon la nature de la dépense?
La dépense doit être enregistrée au compte par nature, même s’il s’agit d’une charge afférente à un exercice antérieur, en référence au plan comptable général (publié en annexe au JO des 20 et 21 septembre 1999).
Article 311.1 : « Pour calculer le résultat par différence entre les produits et les charges de l’exercice, sont rattachés à l’exercice… les charges supportées par l’exercice, auxquelles s’ajoutent éventuellement les charges afférentes à des exercices précédents ; mais qui, par erreur ou omission, n’ont pas alors fait l’objet d’un enregistrement comptable ».
En conséquence, il convient bien de mandater aux différents comptes selon la nature de la dépense et non au compte 671.88 réservé aux charges exceptionnelles, les dépenses répétitives relatives à l’exercice antérieur ne présentant pas ce caractère.
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