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Réglementation 4
Les voyages et sorties scolaires.
Pour commencer, un documents réalisés par l’IA de l’Orne, déjà ancien qu’il convient donc de réactualiser ; mais une bonne base de travail.
Le document de l’Orne en fichier PDF             et                    ses annexes

Un dossier de l’Académie de Besançon sur les sorties et voyages scolaires réactualisé en février 2006.
A noter cependant que pour moi ce dossier (comme les  autres) trés utile, doit être considéré comme un document de travail et non comme une bible.

Un autre document réactualisé en mai 2006 : le document de Nantes en fichier PDF

Un document de février 2007 : dossier de l’Académie de Marseille trés complet (prés de 1 Mo) avec ses annexes en PDF ou WORD :
1 Charte de l'établissement 2 Budget prévisionnel 3 Fiche descriptive du voyage 4 Fiche d’inscription et d’engagement de la famille 5 Décision portant institution d’une régie de recettes 6 Décision portant institution d’une régie d’avances 7 Formule d’engagement d’une entreprise 8 Demande d’authentification de liste collective 9 Rappel condensé de la procédure à suivre.

Des documents qui font le point sur ce sujet sensible et parfois mal connu des gestionnaires. En lisant ces pages, nombreux seront ceux qui découvriront qu’ils ne respectent pas toujours les règles. Nota : pour comptabiliser des avances ou acomptes pour des sorties et voyages scolaires, il ne faut pas utiliser le compte 4668 comme indiquer dans le document de Marseille, mais le compte 4091.

Fichier pour la gestion des voyages sur deux exercices. Voir fichier PDF.

Voir aussi sur ce sujet le chapitre la FAQ de cette même rubrique : trois pages de questions-réponses (accès direct possible en cliquant sur ce lien - revenez ensuite à cette page en utilisant la touche “précédente” de votre navigateur).

Voir aussi le cas échéant la mécanique comptable pour le paiement d’acompte pour un voyage (compte 4091) et les nouveaux comptes à utiliser :
Comptes 4117 et 4118 : depuis 2008, les comptes 4117 « familles-participation aux voyages scolaires-exercice antérieur » et 4118 « familles-participation aux voyages scolaires-exercice courant » sont à utiliser en contrepartie du compte 7067 « contribution des familles aux voyages scolaires ». Les comptes 468263 et 468663 peuvent continuer à être utilisés pour le suivi des ressources affectées perçues au titre des voyages scolaires (subventions spécifiques par exemple).
Comptes 6245 et 6284 : le compte 6245 concerne le transport pour les sorties scolaires et le 6284 les autres charges hors transport : entrées dans les musées, salles de spectacles, stades, piscines, etc…

Un document de mai 2008 de Reims sur la comptabilisation des voyages scolaires ; et un autre de début 2009 de Marseille sur le même sujet : voir le document. Un autre document de Marseille sur le contrôle interne des sorties et voyages (2008) : un très bon récapitulatif.

Pensez aussi à voir la question des avances et acomptes pour voyages scolaires avec l’instruction du 23 juillet 2008 et la circulaire du 02-02-2005 dans la page paiement avant service fait.

Revenons sur deux points plus particulièrement. Il convient de distinguer les sorties obligatoires des sorties facultatives pour lesquelles une participation des familles est envisageable. Toute sortie liée à l'activité de l'établissement entre obligatoirement dans les comptes de celui-ci et ne doit pas être gérée par le foyer par exemple.
A noter aussi que le conseil d'administration ne peut voter qu'un seul tarif correspondant à la participation des familles. La question se pose donc des dons ou subventions ne concernant qu’une partie des participants.
A ce sujet un très bon document de l’académie de Lille qui met au clair un des principaux sujets de discussion : le traitement des participations financières des foyers socio-éducatifs pour les voyages.
Accepter un don du FSE pour ses adhérents ou une subvention municipale uniquement pour les enfants de la ville abouti in fine à créer des tarifs différents pour tout ou partie d'une créance par une autre personne, morale ou physique, que le débiteur lui-même. Il appartient à ce tiers de s'assurer, pour ce qui le concerne, que son paiement est effectué conformément aux règles qui le régissent. Dans ce cas il ne s'agit pas de tarifs différenciés : le CA vote un tarif unique et cette somme est payée par la famille ou des organismes divers (foyer, comité d’entreprise, aide sociales, etc…). Le FSE qui est une association loi 1901 autonome peut parfaitement payer à la place de son adhérent comme le ferait un comité d'entreprise ou n'importe quelle association. Vous encaisserez le chèque  les élèves. Ors la réglementation – comme l’a rappelé la DAF-  prévoit que seuls des critères sociaux (revenu et composition des familles) peuvent justifier des tarifs différents pour une même prestation proposée par un service public administratif, conformément à l'article 147 de la loi n°98-657 du 29 juillet 1998 d'orientation relative à la lutte contre les exclusions. Le versement à l'établissement par un organisme d'une subvention destinée à diminuer la tarification pour certains usagers seulement, identifiés par l'organisme est donc à proscrire absolument. Par contre rien dans la réglementation financière et comptable des EPLE n'interdit d'accepter le paiement en déduction de la créance des familles indiquées avec éventuellement un trop perçu (il est souhaitable que l’encaissement soit fait sans retard pour éviter des trop perçus). En l’espèce, il convient donc de bien différencier la phase budgétaire (délibération du CA) de la phase comptable (encaissement).
Autre question, l'encadrement des voyages qui relèvent d'une mission de service public ne saurait être mis, même indirectement, à la charge des élèves en vertu du principe de gratuité énoncé par l'article L. 132-2 du code de l'Education ; les remises accordées par certains voyagistes sont à répercuter sur le coût global de l'activité pour l'ensemble des participants et non sur la seule part relative aux accompagnateurs (cf. lettres d'observations de gestion de la CRC de Lorraine, février 2001 et avril 2002). Son coût doit être pris en charge par l'établissement et non dans le prix de participation des familles. Un voyage ne peut donc être financé en totalité par la seule participation des familles et une « gratuité » du voyagiste ; il faut que dans le budget apparaisse le financement des accompagnateurs (subvention, budget ou fonds de réserve...). A noter, ce qui est intéressant, que le principe que les familles ne doivent pas financer le coût du voyage des accompagnateurs résulte d'une lettre d'observation d'une CRC sur la gestion d'un établissement, adressée à l'ordonnateur, et non d'un jugement des comptes, qui aurait concerné le comptable. On peut donc en déduire que la responsabilité des agents comptables n'est pas en jeu car les seuls motifs possibles pour la mise en cause des comptables publics sont un déficit ou un manquant en deniers ou en valeurs, une recette non recouvrée, une dépense irrégulièrement payée ou l'obligation de procéder à l'indemnisation d'un tiers par la faute du comptable. Cela n'inclut pas l'encaissement de recettes, même si elles étaient irrégulières, ce qui n’est pas prouvé dans le cas d’espèce. Les contrôles du comptable en matière de recette sont ceux prévus à l'article 12 du règlement général sur la comptabilité publique (décret n°62-1587 du 29-12-62) : autorisation de percevoir la recette, mise en recouvrement des créances, régularité des réductions et des annulations des ordres de recettes. Dès lors qu'une délibération du conseil d'administration fixe une tarification et qu'elle est exécutoire, il n'appartient pas au comptable de juger de sa légalité. En revanche, la question de la légalité pourrait être posée devant le tribunal administratif, mais il est peu probable que les autorités de contrôle ou les familles défèrent un tel acte. Pour répondre à vos questions dans ce domaine :deux liens qui font le point sur la question des accompagnateurs de voyages scolaires. Une question-réponse au Sénat et l’article d’EDUSCOL. Une nouvelle question-réponse au Sénat plus intéressante que la précédente du 23/11/2006 on y lit notamment que : Les frais relatifs aux accompagnateurs doivent en effet être considérés comme liés à des déplacements faisant l'objet d'un ordre de mission émanant du chef d'établissement. Il s'agit en conséquence de dépenses de fonctionnement de l'établissement et non des dépenses à la charge de l'Etat, en application de l'article L. 211-8 du code de l'éducation. Pour financer l'encadrement des voyages, les établissements peuvent avoir recours aux aides attribuées par les collectivités territoriales (communes, conseils généraux, conseils régionaux). Ils peuvent également bénéficier de subventions émanant du foyer socio-éducatif (FSE) ou d'autres associations de type loi 1901, ou bien encore des aides accordées par des entreprises privées dans la mesure où celles-ci ne sont pas assorties d'une obligation publicitaire. De plus, les établissements disposent, bien entendu, des crédits alloués par l'Etat, tels que les crédits pédagogiques ou les dotations d'aide aux projets.


Dans ce domaine - comme dans beaucoup d’autres - il faut être à l’affut des évolutions des textes et des jurisprudences.
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