Gestionnaires d’E.P.L.E.      Gestion financiére et comptable
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Réglementation 3
Ordres de paiement.
On distingue en gros quatre sortes de comptes pouvant donner lieu à ordres de paiement :
1) Les comptes 275, 4668, 500 (placements de trésorerie). Ils correspondent à des décisions de l'ordonnateur donnant l'ordre au comptable : de payer un dépôt ou cautionnement (275) ; ou de payer un fournisseur en espèces (4668) ; ou d'acquérir des valeurs mobilières de placement (500).
2) Les comptes de régularisation signés par l'ordonnateur pour des char­ges de l'exercice antérieur : 408, 438, 4685.
3) Les comptes hors budget, où l'ordonnateur et le comptable agissent pour le compte d'autrui : ainsi par exemple le compte 4432 qui retrace les dépenses de jury ou baccalauréat et qui est approvisionné par une subvention spé­cifique. L'agent comptable agit dans ce cas comme régisseur d'avances.
4) Les comptes destinés à des rectifications : trop-perçu par l'établisse­ment (4664) et virements réimputés (4663). Ces ordres de paiement sont signés par l'agent comptable.
5) Les comptes destinés à des remboursements de caution : le compte 4677 qui per­met d'enregistrer les cautions versées à l'établisse­ment. En fin d'exercice le montant des cautions encaissées et non restituées qui figurent à ce compte font l'objet d'un ordre de recettes au compte 165, puis en année N + 1, les cautions encaissées au cours de l'exercice budgétaire précédent sont remboursées au moyen d'un mandat au chapitre ZD compte 165.


La dotation aux amortissements et la dotation aux provisions.
L’amortissement doit entrer dans le cadre d’un projet précis, adopté par le conseil d’administration au moment de la mise en service du bien, et ne peut concerner que les biens immobilisables dont la charge du renouvellement incombe à l’EPLE.
La dotation aux provisions ne peut s’appliquer que pour assurer la compensation d’un risque ou d’une charge probable dont la nature est précise et dont le montant non exactement connu peut être évalué le plus justement possible. L’accord du conseil d’administration est aussi nécessaire.
Voir le document de l’académie de Lille.


La période d’inventaire. Système des ordres de paiements et système de l’extourne.
Plusieurs documents qui présentent la période d’inventaire.
Voir le document de l’académie de Lille. (2003)
Voir le document de l’académie de Toulouse.
Voir le document de l’académie de Reims.
Un document de l’académie de Rennes (2005)

Le plus récent (décembre 2008) : celui de l’académie d’Aix-Marseille, trés complet et détaillé.

Très intéressant aussi, le mode d’emploi de GFCW 2007 pour l’utilisation de l’extourne..


La carte bancaire.
Le Trésor Public offre aux collectivités locales et au EPLE la possibilité d’encaisser leurs recettes et de payer leurs dépenses par carte bancaire.
En dépenses, les comptables d’EPLE titulaires d’un compte de dépôts de fonds au Trésor (voir les régisseurs) peuvent disposer d’une carte bancaire du Trésor public, pour le règlement des dépenses. La carte bancaire, à débit immédiat, peut être à usage national ou international (VISA).
A titre d’exemple, une carte bancaire peut être délivrée pour des achats (logiciels, ouvrages, etc.) auprès de fournisseurs à l’étranger avec paiement par carte bancaire à distance (communication des coordonnées de la carte par correspondance ou en ligne sur Internet).
En recettes, les collectivités locales et les EPLE peuvent accepter des paiements par carte bancaire, sur place (présence de l’usager au point d’encaissement) ou à distance (par correspondance, téléphone ou Internet). Ainsi, par exemple, la carte bancaire peut être offerte aux usagers pour le règlement de la cantine scolaire.
Les conditions de mise en œuvre de l’encaissement des recettes publiques par carte bancaire sont décrites dans un guide publié par le MINEFI à l’intention des ordonnateurs des collectivités locales.
Voir en fichier PDF  le guide sur l’encaissement des recettes publiques par carte bancaire.
A titre d’information - et sans garantie - une proposition de protocole pour concilier le paiement par carte bancaire et la règle du service fait.
Le texte en fichier PDF.

Extrait de l’instruction n° 08-021 du 23 juillet 2008, concernant les paiements par carte bancaire :
4.3.1. Le paiement par carte bancaire
Le décret du 30 novembre 1990 précité a introduit la carte bancaire parmi les moyens de paiement des organismes publics. Le montant par opération des paiements par carte bancaire ne doit toutefois pas excéder le seuil de 5000 euros pour les EPN et les EPLE en application de l��arrêté du 23 juillet 1991 modifié.
4.3.2. Le paiement par carte bancaire à distance
La modernisation des usages du commerce a engendré un développement des paiements par carte bancaire à distance. Le paiement par carte bancaire à distance repose sur la communication par le porteur CB (régisseur ou agent comptable) des seules coordonnées de sa carte (numéro, date de validité et les trois derniers chiffres figurant sur le panonceau signature au verso de la carte), par correspondance, téléphone ou Internet. Il peut être mis en oeuvre pour le paiement :
- des dépenses après service fait et après ordonnancement préalable inférieures à 5000 euros ;
- des dépenses payables avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable listées dans la présente instruction et inférieures à 5000 euros.

Paiement par carte bancaire.
Extrait de l’instruction n° 08-021 du 23 juillet 2008 concernant les paiements par carte bancaire.
A noter dans cette instruction du 23 juillet 2008, une précision que l’on aurait pu croire intéressante : « Cas d'une commande passée par Internet : une édition de l'accusé de réception de cette commande ou une copie d'écran, sur lequel figurent la nature de la dépense et son montant constitue la pièce justificative de la dépense. » ; mais  la DGFIP confirme que cette phrase ne concerne que les EPN pour lesquels il n'existe pas de liste des pièces justificatives des dépenses publiques fixée par décret. Les agents comptables d'EPLE doivent par conséquent continuer à réclamer une facture conforme à l'annexe C du décret n°2007-450 du 25 mars 2007 modifiant le code général des collectivités territoriales (liste des pièces justificatives des dépenses publiques locales).

Les approvisionnements.
Un article de la revue « Objectif Etablissement » de l’hiver 2008 sur l’utilisation du module « approvisionnement » du logiciel GFC. Le module “ approvisionnements ” permet de gérer les approvisionnements directement dans GFC en générant automatiquement les engagements juridiques (bons de commande) et les engagements comptables. Résultat : au placard les vieux carnets triplicata !
haut de la page.
GF-R6
Dépenses, paiement...
Gestion financière : documentations diverses.


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