Gestionnaires d’E.P.L.E.      Gestion financiére et comptable
Menu général.
Réglementation 2
Dépense.
La dépense recouvre un certain nombre de tâches qui sont généralement bien connues de tous : bon de commande, engagement, suivi des engagements, liquidation, mandatement, mise en forme du mandatement, classement. Un document d’Aix-Marseille (voir le document sur la gestion d’un EPLE : pages 4 à 24) fait le point sur les étapes de la dépense en insistant sur la gestion des contrats aidés et des frais de déplacements.  Sur le sujet, voir aussi l’article sur les piéces justificatives de la dépense.  
Voir aussi la FAQ.
Un texte crutial concernant le sujet avec l’instruction n° 08-021 du 23 juillet 2008 sur la modernisation des procédures de dépenses.
L’article 28 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique indique que « Avant d’être payées, les dépenses sont engagées, liquidées et le cas échéant, ordonnancées. ». Les quatre phases de la procédure normale sont donc l’engagement, la liquidation, l’ordonnancement et le paiement. L’engagement de la dépense est l’acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une charge. La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la dépense. Elle comporte deux volets : la constatation du service fait et le calcul du montant exact de la dette. L’ordonnancement est l’acte administratif donnant, conformément aux résultats de la liquidation, l’ordre de payer la dette de l’organisme public. Le paiement est l’acte par lequel l’organisme public se libère de sa dette. Avant de procéder au paiement, le comptable est tenu d’effectuer un certain nombre de contrôles. Cependant, des procédures particulières de dépenses peuvent amener l’agent comptable à payer avant ordonnancement et/ou avant service fait. Si ces procédures particulières ne sont pas prévues par un texte, il doit obtenir une ou deux autorisations de dérogation par le ministre chargé du budget.

Sur le sujet, voir aussi l’article sur les piéces justificatives de la dépense.  Voir aussi la FAQ.


Règle du paiement après service fait.
L’instruction du 23 juillet 2008 n’a apparemment pas abrogé la circulaire du 02-02-2005 (BO du 10.02.2005), mais l’a complétée. A noter cette précision concernant les acomptes pour voyage scolaire : « les dispositions de la circulaire n°05-022 du 2 février 2005 relatives aux frais de voyages et de séjours (acomptes jusqu'à 70 % du coût total des prestations et solde à la remise des documents permettant la réalisation du séjour) demeurent en vigueur puisqu'il s'agit d'acomptes et que cette possibilité existe conformément aux dispositions de la loi n° 92-645 du 13 juillet 1992 et du décret d'application n° 94-490 du 15 juin 1994 relatifs aux conditions d'exercice des activités relatives à l'organisation et à la vente de voyages et séjours. Selon les textes susvisés, les seuls organismes ouvrant droit au dispositif sont les agences de voyages titulaires d'une licence de tourisme et les associations agréées tourisme ».
Les dérogations à la règle du paiement après service fait sont détaillées par l’instruction :
Les dérogations en vertu d’un texte réglementaire
Des textes de portée générale permettent toutefois, dans certains cas, le paiement avant service fait. Il s’agit notamment :
- des articles L. 211-1 et suivants et des articles R. 211-1 et suivants du Code du tourisme fixant les conditions d’exercice des activités relatives à l’organisation et à la vente de voyages et de séjours ; la question de la limite des acomptes jusqu’à 70 % du coût total des prestations et du solde à la remise des documents permettant la réalisation du séjour est posée.
- du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État ;
- du Code des marchés publics ;
- des articles D.129-8 et D.129-11 du Code du travail relatifs à l’acquisition de chèques emplois services universels.
Les aménagements au principe
Les dépenses listées ci-après peuvent être payées avant service fait :
- locations immobilières (paiement d’avance de loyer, location de salle) ;
- fournitures d’eau, de gaz, d’électricité (abonnements et avances sur consommations) ;
- achats d’ouvrages et de publications (instruction n° 90-122-B1-M0-M9 modifiée du 7 novembre 1990)  voir ci-dessous;
- achats de logiciels ;
- achats de chèques-vacances ;
- fourniture d'accès à internet ;
- droits d'inscription à des colloques ;
- prestations de voyage ;
- fournitures auprès de certains prestataires étrangers ;
- contrat de maintenance de matériel (redevances de locations trimestrielles, semestrielles ou annuelles à terme à échoir - forfait correspondant à l’acquisition d’un droit d’usage auquel s’ajoutent des redevances à terme à échoir rémunérant la maintenance du matériel), dans la mesure où ces contrats ouvrent à l’établissement un droit à prestation de la part du cocontractant ;
- achat de tickets-route d’essence pour les véhicules de service.
Autorisation de prélèvement et service fait, une réponse de la Direction de la comptabilité.
>> Sur l’attestation du service fait par la signature par l’ordonnateur des bordereaux de mandats et recettes : doc de Lille (2007).
>>> Sur le service fait et les DAO, un document récapitulatif de la DEV de Reims (nov-2008).


Dépenses payables sans ordonnancement préalable.
Le paiement des dépenses sans ordonnancement préalable est possible dans les conditions fixées par le décret du 29 décembre 1962 précité (articles 171 et 208). Cependant, certains règlements urgents ne peuvent, en pratique, faire l’objet d’un ordonnancement’préalable. Par ailleurs, certaines catégories de dépenses, qui résultent d’actes de gestion déjà autorisés ou’de l’application de lois et règlements appellent un traitement dérogatoire au principe de l’ordonnancement’préalable.
En principe, l'autorisation de dérogation à la règle de l'ordonnancement préalable porte sur des dépenses payables directement à la caisse du comptable. Deux catégories de dépenses doivent être distinguées :
Certaines dépenses urgentes, notamment :
- les dépenses payables au comptant telles que droits d’enregistrement, frais de poste ;
- les avances sur frais de mission ou les frais de mission lorsqu’il n’a pas été consenti d’avance ;
- les salaires à la journée, à l’heure ou à la vacation ;
- certaines dépenses de matériel de faible montant (dans une limite unitaire fixée par la décision d’autorisation), dont le règlement ne peut supporter les délais d’ordonnancement, compte tenu de la nature de l’établissement ou des conditions particulières de son fonctionnement.
Certaines dépenses qui s'engagent automatiquement, qui découlent de contrats ou qui sont récurrentes et ne nécessitent donc pas une décision spéciale et préalable de l'ordonnateur :
- factures d'électricité, de gaz, d'eau ;
- redevances de crédit bail ;
- loyers et charges locatives ;
- dépenses liées aux contrats de services après vente, d'entretien du matériel et des installations lorsque ceux-ci ont été souscrits antérieurement au paiement, pour une période supérieure à un an, à condition que les prestations soient réalisées régulièrement ;
- frais postaux, de télécommunications et internet ;
- services bancaires ;
- impôts et taxes ;
- traitements et indemnités des personnels ;
- contribution de solidarité ;
- remboursement d'emprunts.


Paiement à la commande d’ouvrages.
Instruction du 7 novembre 1990 : procédure pour le paiement joint à la commande d’ouvrages.


Dépenses de fonctionnement et d’investissement.
Face à certaines dépenses : changer toutes les serrures d’un lycée, des réparations, on se demande parfois si la dépense est à imputer en fonctionnement ou en investissement. Pour essayer de répondre, une fiche technique du ministère des Finances de mai 2005 : Imputation comptable : distinction entre dépenses d'investissement et dépenses de fonctionnement.


Délais de paiement.
Un texte de base ; mais combien le connaisse vraiment et l’applique... Sans doute un des futurs grands succés des Chambres Régionales des Comptes... Personnellement, je vois bien les CRC lors de l’étude des comptes financiers, examiner le délai entre la réception de la facture et son paiement et sanctionner les établissements qui prennent des libertés avec les 45 jours sans mandater les intérêts moratoires.
Circulaire du 13 mars 2002 relative à la mise en oeuvre du délai maximum de paiement.
Pour plus de détails et la mise en oeuvre, je conseille vivement de se procurer auprès d’un collègue l’article paru à ce propos dans la “Revue du Trésor” de mars-avril 2003 pour l’application de ce texte.
Vous avez aussi à votre disposition une note plus récente de l’académie de Poitiers datant de septembre 2004 sur le délai global de paiement dans les marchés publics.
La note du rectorat de Poitiers.
Un texte qui mérite toute l’attention du gestionnaire et du comptable ; vous trouverez ci-dessous les passages principaux du texte :
“ Le dépassement du délai global de paiement ouvre de plein droit et sans autre formalité pour le titulaire du marché ou le sous-traitant le bénéfice d’intérêts moratoires. Le point de départ du délai global de paiement est la date de réception de la demande de paiement par les services de la personne publique contractante ou, si le
marché le prévoit, par le maître d’oeuvre ou tout autre prestataire habilité à cet effet. Toutefois, le point de départ du délai global de paiement est la date d’exécution des prestations quand elle est postérieure à la date de réception de la demande de paiement.
La date de réception de la demande de paiement et la date d’exécution des prestations sont constatées par l’ordonnateur. A défaut, c’est la date de la demande de paiement augmentée de deux jours qui fait foi. Il est important d’indiquer sur la facture la date d’arrivée de celle-ci ou de procéder à son enregistrement.
Le délai global de paiement expire à la date du règlement par le comptable, c’est-à dire à la date à laquelle celui-ci a procédé au règlement, ce qui exclut les délais bancaires, indépendants de la personne publique..
Les intérêts moratoires sont de plein droit payés directement au bénéfice du titulaire ou du sous-traitant en cas de dépassement du délai global de paiement imputable à la personne publique contractante ou au comptable public. Ils s’appliquent sur le montant de la facture, toutes taxes comprises.
L’ordonnateur doit ordonnancer ou mandater dans les 30 jours les intérêts moratoires lorsqu’il constate que le délai global de paiement est dépassé. Le ministre délégué au budget rappelle dans sa réponse du 24 août 2006 à une question posée par un sénateur qu'il appartient à l'ordonnateur de mandater les intérêts dus au titulaire d'un marché en cas de dépassement du délai de paiement. En l'absence de mandatement et en application de l'article L.1612-18 du CGCT, l'agent comptable en informe l'ordonnateur et le représentant de l'Etat, lequel peut être amené à mettre en oeuvre une procédure de mandatement d'office. Le paiement des intérêts moratoires doit faire l’objet d’un mandat spécifique. Il n’est pas possible de les mandater avec le principal. Il est à noter que les intérêts moratoires inférieurs à 5€ ne sont pas ordonnancés ou mandatés. “. Le paiement des intérêts moratoires entre dans les missions du comptable mais relève de la responsabilité de l’ordonnateur. Cependant la responsabilité (et donc un débét) du comptable peut être mise en cause si ces intérêts sont dus ou perdus à cause de son action ou de son inaction.
A noter que les taux des intérêts moratoires indiqués dans cette note ont évolué. Ci-dessous le point sur cette évolution.
Le décret n°2008-408 du 28 avril 2008 a modifié le décret n° 2002-232 du 21 février 2002 relatif à la mise en œuvre du délai maximum de paiement dans les marchés publics en supprimant la référence au taux de l'intérêt légal pour le calcul des intérêts moratoires dans le cadre du délai global de paiement dans les marchés publics. C'est désormais le "taux d'intérêt de la principale facilité de refinancement appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de sept points (article 98 du code des marchés publics). Ce taux marginal étant de 4,07% au 30 juin 2008, le taux des intérêts moratoires en résultant était donc de 11,07% à compter du 1er juillet 2008. Depuis le 1er janvier 2009, ceux-ci sont désormais de 9,50% (soit 2,50% + 7 points).  Le ministère chargé du budget a publié un tableau à jour des nouveaux taux pour les diverses périodes.
Le décret n° 2008-408 du 28 avril 2008  relatif à la mise en œuvre du délai maximum de paiement dans les marchés publics prévoit que "qu'il soit ou non indiqué dans le marché, le taux des intérêts moratoires est celui de l'intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires ont commencé à courir, augmenté de deux points.
Toutefois, s'agissant des marchés formalisés, si le taux des intérêts moratoires n'est pas référencé dans le marché, le taux applicable est égal au taux d'intérêt de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de sept points.". Ce taux marginal étant de 4,20% au 31 décembre 2007, le taux des intérêts moratoires en résultant est donc de 11,20% à compter du 1er janvier 2008 (10,58% en 2007).
Le décret 2008-1550 du 31 décembre 2008 modifie le décret du 21 février 2002 relatif à la mise en oeuvre du délai maximum de paiement dans les marchés publics. Son objet est de répartir le délai entre l'ordonnateur et le comptable public dans les collectivités locales et leurs regroupements ou établissements rattachés. Pour les EPLE, le délai est de 40 jours depuis le 1er janvier 2009 soit 27 jours pour l’ordonnateur et 13 jours pour le comptable. Il sera de 35 jours au 1er janvier 2010 : 23 pour l’ordonnateur et 12 pour le comptable, et de 30 jours au 1er juillet 2010 : 20 pour l’ordonnateur et 10 pour le comptable.
Un bon résumé fait par la DEV du rectorat de Reims (nov.08) sur le délai global de paiement.

Superbe et hyper pratique : un assistant en ligne pour calculer le montant des intérêts moratoires
et un autre assistant pour le calcul des dates et délais.


Paiement des bourses nationales de lycée à des élèves majeurs.
Une réponse aux problèmes posés par le paiement direct à un lycéen majeur de la bourse nationale d’enseignement du second degré qui lui est attribuée. Note de l’académie de Lille sur ce sujet.
haut de la page.
Documentations diverses
Recettes, recouvrement...
Gestion financière : dépenses, paiement, etc....


Ce site n’est désormais plus mis à jour.  Désormais connectez-vous sur le nouveau site “Gestionnaire03” à l’adresse :    http://www.gestionnaire03.fr/