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  Instruction Budgétaire et Comptable

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Comptabilisation

Les comptes 601 et 602 sont débités du prix d'achat par le crédit du compte 4012 -Fournisseurs - Achats de biens ou de prestations - Exercice courant.

Le prix d'achat s'entend généralement du prix facturé, net de la taxe récupérable auquel s'ajoutent notamment les droits de douane afférents aux biens acquis (prix rendu frontière).

Les achats sont comptabilisés après déduction des rabais et remises obtenus figurant sur les factures.

En principe, même lorsqu'ils sont déduits sur la facture d'achat, les escomptes de règlement sont comptabilisés au crédit du compte 760 - Produits financiers. Par mesure de simplification, la dépense peut néanmoins être mandatée pour le montant net, après escompte.

En fin d'exercice, lorsque l'établissement a reçu des marchandises ou des matières, et que le mandat n'a pas été émis car la facture correspondante n'a pas été adressée, il convient, pour ne pas fausser les résultats, de débiter les comptes d'achats susvisés par le crédit du compte 408 - Fournisseurs - Factures non parvenues.

 

Compte 603 - Variation des stocks

 

L'utilisation du compte 60 est étendue à la comptabilisation des variations de stocks par ouverture d'un compte 603 dont la ventilation est calquée sur celle des stocks d'approvisionnements : les variations dans l'exercice des comptes 31 et 32 sont enregistrées dans les comptes 6031 et 6032.

 

Subdivision du compte

6031 - Variation des stocks de matières premières

60311 – Variation du stock de denrées

60313 - Variation du stock de matière d'œuvre

6032 - Variation des stocks des autres approvisionnements

60321 - Variation du stock de charbon

60322 - Variation du stock de fuel

60323 - Variation du stock de combustibles divers

60324 - Variation du stock des trousseaux

60325 - Variation du stock des fournitures scolaires

60328 - Variation du stock d'autres approvisionnements stockés

 

Comptabilisation

Les subdivisions du compte 603 sont réservées à l'enregistrement des variations de stocks d'approvisionnements à la clôture de l'exercice, c'est-à-dire, la différence de valeur entre le stock initial (SI), dit stock d'entrée et le stock final (SF), dit stock de sortie.

Ces comptes de variation des stocks sont mouvementés pour les éléments qui les concernent, de la valeur de la variation de stock, au débit du compte en cas de diminution (déstockage: SI> SF), ou au crédit en cas d'augmentation (stockage complémentaire : SF > SI). La contrepartie de ce compte est le compte de stock considéré.

Les soldes des comptes 6031 et 6032 peuvent être créditeurs ou débiteurs. Ils figurent dans le modèle de compte de résultat comme comptes correcteurs en moins ou en plus des achats de matières premières et consommables.

 

Compte 606 - Achats d'approvisionnements non stockés

 

Le compte 606 regroupe tous les achats non stockables (eau, énergie) ou non stockés par l'établissement tels que ceux afférents à des fournitures qui ne passent pas par un compte de magasin et dont les existants sont inscrits en tant que charges constatées d'avance au compte 486, au vu de l'ordre de reversement émis à cet effet.

 

Subdivision du compte

6061 - Fournitures non stockables (eau et énergie)

60611 - Electricité

60612 - Gaz

60613 - Carburants et lubrifiants

60614 - Autres sources d'énergie

60617 - Eau

6062 - Manuels scolaires

6063 - Fournitures et petit matériel d'entretien

6064 - Fournitures administratives

60641 - Fournitures administratives générales

60642 - Carnets de correspondance

6065 - Linge, vêtements de travail et produits de nettoyage

6066 - Infirmerie et produits pharmaceutiques

6067 - Fournitures et matériels d'enseignement (non immobilisables)

6068 - Autres fournitures (matériels, mobiliers et outillages non immobilisables ... )

 

Comptabilisation

Le compte 606 est débité du prix d'achat par le crédit du compte 4012.

Le prix d'achat s'entend généralement du prix facturé net de taxe récupérable, auquel s'ajoutent notamment les droits de douane afférents aux biens acquis (prix rendu frontière).

Les achats sont comptabilisés après déduction des rabais et remises obtenus figurant sur les factures.

En principe, même lorsqu'ils sont déduits sur la facture d'achat, les escomptes de règlement sont comptabilisés au crédit du compte 760 - Produits financiers. Par simplification, la dépense pourra néanmoins être ordonnancée pour le montant net, après escompte.

En fin d'exercice, alors que le service fait est effectué mais que la facture n'est pas encore parvenue, les achats non mandatés sont débités du compte 606 par le crédit du compte 408.

 

Compte 6068 - Autres fournitures (matériels, mobiliers et outillages non immobilisables ... )

 

Les dépenses liées à l’acquisition de petit mobilier à caractère non pédagogique doivent être imputés au chapitre C et non au chapitre D. La circulaire n°91-132 du 10 juin 1991 modifiée, dite annexe technique à la circulaire n°88-079 du 28 mars 1989, prévoit (§12112) que sont imputées sur le chapitre C-Entretien : "les dépenses de nature non pédagogiques, d'entretien, de réparation, de fournitures et petit matériel d'entretien ainsi que de matériels, mobiliers et outillages non immobilisables." Le même texte prescrit l'imputation au chapitre D - Autres charges générales des "autres dépenses de fonctionnement du service général" sans plus de précision. Il convient donc, conformément à ces dispositions et dans un souci de lisibilité du budget, de n'inscrire au chapitre D que les dépenses résiduelles qui ne relèvent d'aucun des autres chapitres dont l'intitulé est clairement identifié. Ainsi, les dépenses liées à l'achat de mobiliers non immobilisables et de nature non pédagogique doivent figurer au chapitre C -Entretien.

 

 

2164 - Compte 61 - Services extérieurs

 

Le compte 61 décrit, d'une part les achats de sous-traitance, d'autre part les charges externes, autres que les achats d'approvisionnements et de sous-traitance, en relation avec l'investissement.

 

Subdivision du compte

 

611 - Sous-traitance générale

612 - Redevances de crédit-bail

6122 - Crédit bail-mobilier

613 - Locations

614 - Charges locatives et de copropriété

615 - Entretien et réparation

616 - Primes d'assurance

618 - Divers

6181 - Documentation générale et administrative

61811 - Abonnements

61812 - Ouvrages

61813 - Ouvrages électroniques

6186 - Bibliothèque des élèves

61861 - Abonnements

61862 - Ouvrages

61863 - Ouvrages électroniques

 

Compte 611 - Sous-traitance générale

 

Sont enregistrés au débit du compte 611, les frais payés aux tiers qui sont chargés par l'établissement d'effectuer pour son compte des opérations ayant pour objet la fabrication, la transformation, le conditionnement des produits et marchandises, ou la fourniture de services.

 

Compte 6122 - Crédit-bail mobilier

 

Le crédit bail, moyen de financement des immobilisations, donne à l'utilisateur du bien :

- d'une part, un droit de jouissance ;

- d'autre part, la possibilité d'acquérir le bien concerné soit en fin de contrat, soit au terme de périodes fixées à l'avance, moyennant le paiement du prix convenu.

Les sommes versées par l'utilisateur du bien avant qu'il n'en devienne propriétaire sont dénommées « redevances » ou « loyers ».

 

1 - Comptabilité de l'utilisateur du bien donné en crédit-bail :

Le compte 6122 est débité des redevances de crédit-bail mobilier par :

- le crédit du compte 4012 - Fournisseurs - Achats de biens ou de prestations - Exercice courant ;

- le crédit du compte 408 - Fournisseurs - Factures non parvenues - du montant estimé des redevances non facturées ;

- le crédit du compte 486 - Charges constatées d'avance - pour les redevances constatées d'avance au cours de l'exercice précédent.

Le compte 612 est crédité (ordre de reversement) en fin d'exercice par le débit du compte 486 - Charges constatées d'avance - des redevances concernant la période postérieure à la date de clôture du bilan.

Le bien ne doit pas figurer à l'actif de l'établissement utilisateur tant qu'il n'a pas levé l'option d'achat.

Lorsque l'utilisateur devient propriétaire du bien en levant l'option d'achat dont il est titulaire, il doit inscrire cette immobilisation à l'actif de son bilan pour un montant établi conformément aux règles applicables en matière de détermination de la valeur d'origine (montant de l'option d'achat).

 

2 - Information des tiers :

L'information des tiers en ce qui concerne le crédit-bail comprend :

- l'information obligatoire dans le compte de résultat : les redevances ou loyers afférents aux opérations de crédit-bail mobilier sont présentés au débit du compte de résultat sous la rubrique 612 - Redevances de crédit-bail. L'information concerne les « redevances » ou « loyers » afférents à l'exercice.

- l'information obligatoire dans l'annexe sous la rubrique « Engagements donnés ».

- l'information recommandée sur les engagements reçus: voir la classe 8 (comptes 801 et 802).

 

Compte 613 - Locations

 

Ce compte reçoit les loyers des baux et locations verbales. Les loyers doivent être rattachés à l'exercice au cours duquel ils sont échus, et non aux exercices suivants, même lorsqu'ils ont été payés au cours de ces derniers; les loyers échus et non payés à la clôture de l'exercice doivent donc figurer au compte 4685 (Charges à payer).

 

Compte 614 - Charges locatives et de copropriété

 

Le compte 614 retrace les charges locatives et de copropriété.

 

Compte 615 - Entretien et réparation

 

En règle générale, les frais d'entretien et de réparation s'entendent des dépenses qui n'ont d'autre objet que de maintenir un élément de l'actif en état tel que son utilisation puisse être poursuivie jusqu'à la fin de la période servant de base au calcul des annuités d'amortissement. Les frais d'entretien et de réparation doivent être rattachés aux exercices au cours desquels les travaux ont été exécutés. Les grosses réparations peuvent néanmoins faire l'objet de provisions.

L’entretien, compte 615, est défini comme les dépenses « qui n’ont d’autre objet que de maintenir un élément de l’actif en l’état … ». Les autres opérations amélioration ou agrandissement de l’actif sont immobilisables au titre de la 2éme section. La notion de nature de la dépense détermine l’immobilisation ou non car il convient d’immobiliser le bien d’origine et non les réparations et entretiens de tout ordre et de quelque montant que ce soit.

 

Compte 616 - Primes d'assurance

 

Les établissements publics locaux d'enseignement peuvent contracter des assurances, en particulier pour couvrir leur responsabilité du fait des élèves stagiaires hors de l'établissement. Pour ce qui est des biens, notamment des véhicules, les établissements doivent se conformer aux orientations de la collectivité de rattachement surtout vis-à-vis du personnel de service.

 

Compte 618 - Divers

 

Ce compte est destiné à l'enregistrement des dépenses conformément à ses subdivisions.

 

 

2165 - Compte 62 - Autres services extérieurs

 

Les charges autres que les achats d'approvisionnements et de sous-traitance sont inscrites dans les subdivisions du compte 62, lorsqu'elles sont en relation avec l'activité.

 

Subdivision du compte

 

622 - Rémunérations d'intermédiaires et honoraires

623 - Publicité, publications, relations publiques

6231 - Annonces et insertions

6237 - Publications

6238 - Divers

624 - Transports de biens et transports collectifs de personnes

6245 - Transports pour voyages d’études, visites et sorties pédagogiques

6248 - Transports divers

625 - Déplacements, missions et réceptions

6251 - Voyages et déplacements du personnel

6252 - Déplacements d’élèves (hors transport collectif)

6254 - Frais d’inscription aux colloques

6257 - Réceptions

626 - Frais postaux et frais de télécommunications

6264 - Téléphone

6265 - Affranchissements

6266 - Internet

6267 - Liaisons spécialisées (télématioues)

627 - Services bancaires

628 - Charges externes diverses

6281 - Blanchissage

6282 - Formation des personnels

6283 - Formation des emplois jeunes

6284 - Sorties pédagogiques (hors transport)

6285 - Hébergements

62854 - Versements forfaitaires pour hébergement des élèves

62855 - Autres hébergements

62856 - Repas confectionnés

6286 - Concours divers (cotisations,…)

6288 - Autres charges externes diverses

 

Compte 622 - Rémunération d'intermédiaires et honoraires

 

Dans ce compte sont inscrits notamment les honoraires, c'est-à-dire les sommes versées à des personnes ne faisant pas partie du personnel de l'établissement, et exerçant des professions non commerciales. L'imputation au compte 622 ne doit, en principe, être effectuée que pour les honoraires constituant véritablement des charges normales de fonctionnement de l'établissement. Ainsi les honoraires du notaire englobés avec les droits d'enregistrement et autres frais pouvant être exposés à l'occasion de l'achat d'un immeuble, sont inscrits au compte d'immobilisation concerné dont ils constituent un élément du prix de revient.

 

Compte 623 - Publicité, publications, relations publiques

 

Subdivision du compte

6231 - Annonces et insertions

6237 - Publications

6238 - Divers.

 

Compte 624 - Transports de biens et transports collectifs de personnes

 

Subdivision du compte

6245 - Transports pour voyages d’études, visites et sorties pédagogiques

6248 - Transports divers

 

Le compte 624 enregistre tous les frais de transports et de déplacements, y compris ceux concernant les transports de matières, produits et marchandises que l'établissement n'assure pas par ses propres moyens.

 

Compte 6245 - Transports pour voyages d’études, visites et sorties pédagogiques

Le compte 6245 concerne le transport pour les sorties scolaires et le 6284 les autres charges hors transport : entrées dans les musées, salles de spectacles, stades, piscines, etc…

 

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