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  Instruction Budgétaire et Comptable

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Compte 5117 - Chèques impayés

 

Le compte 5117 est destiné à suivre la régularisation des chèques impayés qui doit intervenir dans le meilleur délai. Il est :

- débité par le crédit du compte intéressé (5112 - Chèques bancaires - ou 5114 ˆChèques postaux) du montant des chèques impayés ;

- crédité par le débit du compte financier intéressé lors de la régularisation.

 

S'il n'y a pas régularisation, l'apurement du compte 5117 est effectué dans les conditions suivantes :

Le règlement par chèque n'entraînant pas novation, le non-paiement d'un chèque pour défaut de provision laisse  subsister la créance avec toutes ses garanties.

Cependant, lorsque le chèque a été présenté à l'encaissement en dehors des délais légaux et que la provision a péri du fait du tiré, la partie versante est libérée et seule la responsabilité de l'agent comptable peut être mise en cause. Dans les autres cas, le redevable se trouve placé vis-à-vis de l'établissement dans la même situation que celle dans laquelle il était lors du versement du chèque, sans préjudice des diverses sanctions dont il peut être frappé.

En cas de non paiement d'un chèque, les écritures de régularisation diffèrent selon que l'effet a été remis en règlement de droits constatés, d'objets mobiliers ou de valeurs déjà livrés.

S'agissant des droits constatés, il convient d'annuler purement et simplement l'opération en débitant le compte de la classe 4, crédité à tort, par le crédit du compte 5117. Cette écriture d'annulation a pour but de rétablir la créance contentieuse sur compte de tiers et de permettre ainsi à l'agent comptable d'en poursuivre le recouvrement, à l'issue du délai accordé au tireur pour régulariser son paiement.

En revanche, lorsque des objets mobiliers ou des valeurs au porteur sont délivrés contre remise de chèques, les écritures ne subissent aucune modification.

En cas de défaillance du tireur, il appartient à l'agent comptable de demander l'autorisation du ministre de l'éducation nationale d'imputer le montant de l'effet au compte 429 - Déficits et débets des comptables et régisseurs - et de solliciter la décharge ou la remise gracieuse de la somme dont il reste responsable. Le compte 429 est ensuite apuré dans les conditions prévues ci-dessus.

 

Compte 513 - Disponibilités (services à comptabilité distincte)

 

Suite à la réforme des comptes Trésor, le principe retenu est l’unité de caisse des espèces à l’agence comptable et donc le compte 452X associé au compte 513 retrace les mouvements de la caisse effectués pour l’établissement rattaché disposant de la personnalité juridique et donc d’un compte Trésor. Le versement d’une avance ou son renouvellement pour un régisseur de l’établissement rattaché transite également  par ces comptes.

Un document disponible sur le site fait le point du fonctionnement des comptes 513x et 452x.

http://pagesperso-orange.fr/gestionnaires03/Caisse-classe5.doc

 

 

2155 - Compte 53 - Caisse

 

Subdivision du compte

 

531 - Caisse

532 - Bons UNESCO

 

Compte 531- Caisse

 

Ce compte est débité du montant des espèces encaissées par le crédit d'un compte de tiers. Il est crédité du montant des espèces décaissées par le débit d'un compte de tiers.

Son solde est toujours débiteur ou nul.

Pour les virements internes de fonds, voir le compte 585.

Voir ci-dessus le lien pour les tableaux explicitant l’utilisation des comptes

 

Compte 532 - Bons UNESCO

 

Ce compte est débité des bons achetés par le crédit d'un compte de trésorerie. Il est crédité par le débit du compte de tiers intéressé.

 

 

2156 - Compte 54 - Régies d'avances et accréditifs

 

Les comptes 54 décrivent la situation des régisseurs d'avances, des régisseurs de recettes et des services ou agents responsables d'avances, vis-à-vis de l'établissement.

 

Subdivision du compte

 

542 - Avances consenties (cadre du fonds académique de mutualisation)

543 - Régies d'avance

545 - Régies de recettes

548 - Avances pour menues dépenses

 

Compte 543 - Régies d'avances

 

Le compte 543 est débité des avances consenties aux régisseurs d'avances par le crédit des comptes 51, 53 ou du compte 4723 - Dépenses des régisseurs à vérifier - des dépenses rejetées aux régisseurs. Il est crédité des justifications reçues par le débit du compte 4721 - Dépenses payées avant ordonnancement - ou des comptes 51 ou 53 en cas de réduction ou de suppression d'avances.

 

Compte 545 - Régies de recettes

 

Le compte 545 est destiné à constater le montant de l'encaisse qu'il est jugé nécessaire de laisser entre les mains des régisseurs de recettes. En effet, les régisseurs de recettes doivent, au moins une fois par mois, verser l'intégralité des produits qu'ils ont recouvrés. Mais la stricte application de cette règle les conduirait à vider leur caisse. Pour pallier cet inconvénient, les régisseurs peuvent être autorisés à conserver un fonds de caisse permanent qui apparaît ainsi en solde  du compte 545.

 

Compte 548 - Avances pour menues dépenses

 

Fonctionnant comme le compte 543, le compte 548 enregistre les avances confiées à titre permanent ou occasionnel à certains agents pour le règlement au comptant des menues dépenses et dont le faible montant ne justifie pas l'institution d'une régie. Le montant de ces avances, qui ne peut excéder 300 € est fixé par décision de l'ordonnateur, sur avis favorable de l'agent comptable. Les avances pour menues dépenses constituent un mode de règlement des dépenses confiées à un tiers sous la responsabilité de l'agent comptable.

Il est débité par le crédit d'un compte de trésorerie, du montant des avances consenties, ou du compte 4721 - Dépenses payées avant ordonnancement - pour le montant des dépenses rejetées.

Il est crédité des justifications reçues par le débit du compte 4721, des avances reversées en cas de réduction ou de suppression, par le débit du compte 531.

 

L’avance pour menues dépenses est prévue et autorisée par la circulaire n° 91-132 du 10 juin 1991 modifiée (BO hors série du 28 octobre 1993 - § 22654). Le compte 548 enregistre les avances confiées à titre permanent ou occasionnel à certains agents pour le règlement au comptant des menues dépenses (achats de matériel et de fonctionnement) et dont le faible montant ne justifie pas l’institution d’une régie d’avances.

Un document disponible sur le site explicite le fonctionnement de ce compte ::

http://pagesperso-orange.fr/gestionnaires03/548.pdf

 

 

2157 - Compte 58 - Virements internes

 

Les comptes de virements internes sont des comptes de passage utilisés pour la comptabilisation pratique d'opérations au terme desquelles ils doivent se trouver soldés.

Ces comptes sont notamment destinés à permettre la centralisation, sans risque de double emploi, des virements de fonds d'un compte de trésorerie (caisse ou banque) à un autre compte de trésorerie (banque ou caisse).

 

Subdivision du compte

 

581 - Virements internes de comptes

585 - Virements internes de fonds

 

Comptabilisation

 

Le compte 581 - Virements internes de comptes - obligatoire pour les établissements tenant encore leur comptabilité selon le système dit « centralisateur », est simultanément débité et crédité lorsqu'une même opération est portée au débit sur un journal divisionnaire et au crédit sur un autre journal divisionnaire (le solde du compte est toujours nul).

Le compte 585 est utilisé pour les mouvements internes de fonds. Son solde est soit débiteur, soit nul.

 

 

2158 - Compte 59 - Provision pour dépréciation des comptes financiers

 

Compte 590 - Provision pour déprédation des valeurs mobilières de placement

 

Le compte 590 est crédité par le débit du compte 686 - Dotations aux amortissements et aux provisions - Charges financières. Le compte 590 est débité du montant des reprises par le crédit du compte 786 - Reprises sur provisions - Produits financiers.

 

 

216 - CLASSE 6 - COMPTES DE CHARGES

 

 

2161 - Principes généraux

 

La classe 6 groupe les comptes destinés à enregistrer, dans l'exercice, les charges par nature qui se rapportent :

- à l'exploitation normale et courante de l'établissement ;

- à sa gestion financière ;

- à ses opérations exceptionnelles.

 

Les charges d'exploitation normale et courante sont enregistrées sous les comptes 60 à 65.

Les charges rattachées à la gestion financière figurent sous le compte 66.

Les charges relatives à des opérations exceptionnelles sont inscrites sous le compte 67.

Le compte 68 - Dotations aux amortissements et aux provisions - comporte des subdivisions distinguant les charges calculées d'exploitation, financières ou exceptionnelles.

Les charges afférentes à des opérations concernant des exercices antérieurs sont comptabilisées dans chacun des comptes de la classe 6 correspondant à leur nature. En effet, la dépense relative à un exercice antérieur doit être enregistré au compte par nature, même s’il s’agit d’une charge afférente à un exercice antérieur, en référence au plan comptable général : article 311.1 : « Pour calculer le résultat par différence entre les produits et les charges de l’exercice, sont rattachés à l’exercice… les charges supportées par l’exercice, auxquelles s’ajoutent éventuellement les charges afférentes à des exercices précédents ; mais qui, par erreur ou omission, n’ont pas alors fait l’objet d’un enregistrement comptable ». En conséquence, il convient bien de mandater aux différents comptes selon la nature de la dépense et non au compte 6718 réservé aux charges exceptionnelles, les dépenses répétitives relatives à l’exercice antérieur ne présentant pas ce caractère.

Les intérêts moratoires sont à imputer aux mêmes comptes et chapitre que la dépense à laquelle ils correspondent. C'est en effet le même fait générateur qui en est à l'origine et la liste des pièces justificatives des paiements prévoit (paragraphe 401 et suivants) pour les travaux, fournitures et services la production, le cas échéant, d'un état liquidatif des intérêts moratoires. D'autre part, l'article L.1612-18 du CGCT évoque bien le mandatement des intérêts moratoires en même temps que le principal.

 

Les comptes 60 à 68 ne doivent pas enregistrer les montants affectés à des investissements ou à des placements qui sont à inscrire directement dans les comptes d'immobilisations (classe 2) ou de valeurs mobilières de placement.

 

Enfin, pour faire apparaître l'ensemble des flux intervenus au cours de l'exercice, il convient d'enregistrer en classe 6 les différentes charges relatives à ces comptes même lorsqu'elles sont déjà couvertes par les provisions. Dans ce cas, les provisions antérieurement constituées sont annulées par le crédit du compte 78.

 

 

2162 - Dispositions d'ordre pratique

 

Les ordres de dépenses sont établis et récapitulés sur le bordereau journal des mandatements émis signé de l’ordonnateur et adressés à l'agent comptable.

 

Ordre de dépense émis pour un montant inférieur aux droits du créancier

 

Si un ordre de dépense, déjà pris en charge par l'agent comptable, a été établi pour un montant inférieur aux droits du créancier, il est procédé à l'émission d'un ordre de dépense complémentaire traité dans les mêmes conditions que l'ordre de dépense initial et portant référence à ce dernier.

 

Ordre de dépense émis pour un montant supérieur aux droits du créancier.

 

Lorsque l'ordre de dépense a été émis pour une somme supérieure aux droits du créancier, le mode de régularisation est différent suivant que la régularisation intervient avant ou après la clôture de l'exercice d'imputation de la dépense correspondante :

 

1 - Avant la clôture de l'exercice :

Un ordre de reversement portant référence à l'ordre de dépense erroné est établi. Il est numéroté dans une série unique par exercice, commencée au numéro un. L'ordre de reversement est transmis à l'agent comptable à l'appui du bordereau d'émission des ordres de reversement.

Le rétablissement du crédit budgétaire correspondant résulte automatiquement de l'inscription par l'agent comptable du montant de l'ordre de reversement au crédit du compte de la classe 6 ou de classe 2 qui avait primitivement supporté la dépense, par le débit du compte :

- de tiers primitivement crédité (exemple: compte 4012 - Fournisseurs - Achats de biens ou de prestations - Exercice courant), si le mandat n'a pas encore été payé ;

- le tiers intéressé ou par simplification du compte 463 - Autres comptes débiteurs - Ordres de recettes à recouvrer - dans le cas contraire.

En fin d'exercice, le total des bordereaux d'émission des ordres de reversement est déduit du total cumulé du dernier bordereau journal des mandats, pour donner le total net des charges de l'exercice.

 

2 - Après la clôture de l'exercice :

Il est procédé à l'émission d'un ordre de recette au titre du chapitre budgétaire approprié :

- chapitre ZR (crédit d'un compte de classe 2) pour les opérations en 2e section; dans ce cas, il conviendra éventuellement d'équilibrer par le débit d'un compte 13 le passif du bilan et d'émettre les pièces comptables appropriées, ordre de dépense;

- chapitre 75 - Autres produits de gestion courante (compte 7583 - Produits de gestion courante provenant de l'annulation de mandats des exercices antérieurs) si la régularisation se rattache à l'exploitation normale et courante de l'établissement;

- chapitre 76 - Produits financiers (compte 760 - Produits financiers) si la régularisation se rattache à la gestion financière;

- chapitre 77 - Produits exceptionnels - si la régularisation se rattache à une opération de caractère exceptionnel.

L'ordre de recette est adressé à l'agent comptable à l'appui du bordereau d'émission des ordres de recettes de la série normale.

En contrepartie du crédit du compte de produit ou de classe 2, l'agent comptable débite un compte de tiers (par exemple, le compte 4632 - Autres comptes débiteurs Ordres de recettes à recouvrer).

La régularisation intervenant après la clôture de l'exercice ne donne pas lieu à rétablissement de crédits.

 

Ordre de dépenses émis sur imputation erronée

 

Les erreurs d'imputation de dépenses constatées au cours de l'exercice sont rectifiées dans les écritures de l'ordonnateur et dans celles de l'agent comptable. A cet effet, un certificat de réimputation, en double exemplaire, est adressé à l'agent comptable. Aucun changement d'imputation ne peut être effectué après la clôture de l'exercice.

 

 

2163 - Compte 60 - Achats et variations de stocks

 

Le compte 60 comprend :

- les achats d'approvisionnements à stocker (comptes 601 et 602) ;

- la variation des stocks (compte 603) ;

- les achats d'approvisionnements non stockés (compte 606).

 

Subdivision du compte

 

601 - Achats de matières premières

602 - Achats d'autres approvisionnements

603 - Variation des stocks (approvisionnements, marchandises)

606 - Achats d'approvisionnements non stockés

 

Comptes 601 et 602 ~ Achats de matières premières et achats d'autres approvisionnements

 

Les achats sont classés selon les critères retenus pour la nomenclature des stocks: ainsi les comptes d'achats 601 et 602 correspondent aux comptes de stocks 31 et 32.

 

subdivision des comptes

Ces comptes sont présentés dans l'ordre adopté pour les stocks et comportent les mêmes sous-comptes.

601 - Achats de matières premières

6011 - Achats de denrées

6013 - Achats de matière d'œuvre

 

602 - Achats d'autres approvisionnements

6021 - Matières et fournitures consommables

60211 - Charbon

60212 - Fuel

60213 - Combustibles divers

60214 - Trousseaux

60215 - Fournitures scolaires

6028 - Achats d'autres approvisionnements stockés

 

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