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Réglementation 8
Les frais de déplacements.
Le remboursement des frais de déplacements est un des sujets qui donnent le plus lieu à des mises en débet sans contestation possible ; il est donc indispensable de bien connaître les textes.

Attention, le décret de 1990 est modifié. A compter du 1° novembre les textes ci-dessous s’appliquent et viennent modifier les textes antérieurs.

Depuis le 1° novembre 2006, c’est donc désormais le décret du 3 juillet 2006 sur les frais de déplacements qui s’applique. Bien que ne constituant pas une réelle révolution, ce texte à cependant modifié quelque peu la réglementation antérieure.
On peut par exemple relever l’article 3 qui dispose que « Lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale à l'occasion d'une mission, d'une tournée ou d'un intérim, il peut prétendre : à la prise en charge de ses frais de transport sur production des justificatifs de paiement auprès du seul ordonnateur ; et à des indemnités de mission qui ouvrent droit, cumulativement ou séparément, selon les cas, au : 1° remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas ; 2° remboursement forfaitaire des frais d'hébergement... » ; en sachant que le 2-8 précise : « 8° Constituant une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes, desservies par des moyens de transports publics de voyageurs. » et que l’article 4 indique : « Lorsque l'agent se déplace à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s'effectue le déplacement temporaire, ou de la commune de résidence familiale, ses frais de transport peuvent être pris en charge sur décision de l'autorité administrative lorsque la commune considérée est dotée d'un service régulier de transport public de voyageurs. Cette prise en charge est effectuée dans la limite du tarif, ou pour l'agent qui se déplace fréquemment, de l'abonnement le moins onéreux du transport en commun le mieux adapté au déplacement. ».
Plus novateur, le décret de 2006 a annulé plusieurs articles du décret de 1990 et notamment l’article 10 qui définissait les intervalles horaires ouvrant droit à l’indemnité de repas et de nuitée (de 11 h à 14h, etc…) ; sans pour autant reprendre ces précisions dans son contenu. Il faut donc désormais définir la plage horaire donnant droit à indemnité de repas ou d’hébergement (anciennement « nuitée »).
Par ailleurs, l’article 7 du nouveau décret précise : « Pour la métropole, le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget ». Ce taux est fixé par l’arrêté du 3 juillet à la somme de 15, 25 € par repas ; elle est inchangé par rapport au taux précédent. Cet article 7 précise aussi que « Le barème des taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement (nuitée) est fixé par le ministre ou par délibération du conseil d'administration de l'établissement dans la limite d'un taux maximal fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget ». Ce taux maximal est fixé par arrêté du 3 juillet à la somme de 60 €. Mais il s’agit d’un taux maximal, le taux de remboursement choisi devant être fixé par arrêté du ministre de l’EN ou à défaut par le conseil d’administration de l’EPLE. Enfin, cet article indique que « Toutefois, lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés interministériels prévus aux alinéas précédents, qui ne pourront, en aucun cas, conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée ». Là encore un arrêté ou une délibération du CA est nécessaire pour rembourser à titre exceptionnel au-delà ; ou en de-ça , de ces tarifs.

Une circulaire fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat, prise en application du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006, a été publiée au BO par le MENESR. Cette circulaire est parue au BO n° 42 mais ne règle pas pour moi la question pour les EPLE. En effet, elle indique : « 1 - Champ d’application de la circulaire. Les dispositions de la présente circulaire s’appliquent aux agents de l’administration centrale et des services académiques, ainsi qu’aux agents recrutés par les établissements publics locaux d’enseignement. Elles ne s’appliquent ni aux établissements publics nationaux, ni aux établissements publics d’enseignement supérieur, ni aux établissements publics de recherche : pour ces établissements, le conseil d’administration détermine les conditions d’indemnisation des frais d’hébergement (métropole) et de mission (en outre-mer) des agents, dans les conditions prévues par l’article 7 du décret du 3 juillet 2006. ».
La position de l’administration de l’Education nationale est que la circulaire du 9 novembre 2006 régle la question pour tous les personnels des EPLE ; et qu’elle s’applique à tous les personnels de l’établissement scolaire. Je ne partage pas cette analyse car la circulaire indique sans ambiguïté qu’elle s’applique « aux agents de l’administration centrale et des services académiques, ainsi qu’aux agents recrutés par les établissements publics locaux d’enseignement » ; ors, à part les contrats aidés et les AED, les autres personnels ne sont pas recrutés par l’EPLE et ne sont pas non plus sauf erreur de ma part des agents de l’administration centrale ou des services académiques. Personnellement, et sauf erreur de ma part, en tant que gestionnaire, je ne suis ni agent de l’administration centrale, ni d’un service académique et n’ai pas été recruté par mon établissement. Je puis donc difficilement m’appliquer cette circulaire. Sans compter que les TOS ne sont plus personnels de l’Education Nationale et qu’il me paraît donc juridiquement contestable qu’une circulaire EN fixe leurs modalités de remboursement. J’ai également entendu dire par certains que le libellé de la circulaire concernant l’EPLE serait une simple « erreur de rédaction » ; mais aucun nouveau texte n’est venu modifier la circulaire initiale.

Les comptables savent combien les remboursements des frais de déplacements sont examinés à la loupe par les CRC et le nombre importants de débets qu’ils occasionnent. Il me semblerait pour le moins dangereux de justifier mes remboursements de nuitées pour des enseignants ou des TOS par référence à  une circulaire qui semble clairement les exclure de son champ d’application, et nous savons que des instructions rectorales orales (ou même écrites) sont sans valeur aux yeux des juges des comptes. J'ai (un peu) le sens du ridicule et je ne me vois pas répondre à une observation de la CRC que : "ben oui c’est vrai la circulaire dit ça, mais on m'a dit que c'est par erreur qu’elle avait été rédigée comme ça et que c'était quand même valable". De deux choses l'une, soit le juge a pitié de moi devant tant de naiveté ou d'incompétence, soit il éclate de rire... dans les deux cas, je n'ai qu’une faible chance de m'en tirer et d’éviter le débet.

A titre personnel, et en l’absence de nouveaux textes, je m’appuierai donc sur l’article 7 du décret du 3 juillet (le barème des taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement est fixé par le ministre ou par délibération du conseil d'administration de l'établissement dans la limite d'un taux maximal fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget) en faisant voter par le conseil d’administration de mon établissement une délibération reprenant les éléments de la circulaire. Ainsi je serai en conformité avec les dispositions de la circulaire et je pourrai justifier mes paiements par un acte du conseil d’administration au cas où - comme je le pense - cette circulaire serait jugée inappropriée par le juge des comptes.
Vous trouverez ici en fichier Word, la délibération que j’ai fait voter par mon CA ; c’est un exemple et surtout pas un modèle !

Bien sur, tout cela est ma propre analyse et n’engage que moi. D’ailleurs je dois forcément avoir tort car on remarque que 95 % des comptables n’ont pas vu le problème ou s’en moquent ; et que dans la revue Objectif Etablissement n° 27, la DAF a confirmé que cette circulaire s’appliquait bien à tous les personnels d’un EPLE. Et pourtant après avoir eu un moment de doute, un certain nombre d’informations m’ont conforté dans mon analyse que la circulaire ne pouvait s’appliquer au personnel d’un EPLE et qu’il fallait donc une délibération du CA pour fixer un certain nombre de points. Le nouveau décret du 25 mars 2007 sur les pièces justificatives (applicable au 1 mai) en indiquant la nécessité de produire au comptable “la délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement pour la métropole” (alinéa 2181), va dans mon sens et si vous avez prochainement un CA, je vous conseille de faire voter vos modalités de remboursement (surtout pour les nuitées et les TOS décentralisés).
A chacun donc d’apprécier ce qu’il doit faire. J’espère simplement que d’ici quelques années, les contrôles des CRC ne me donneront pas raison.


Les textes en vigueur :

Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.

Arrêté du 26 août 2008 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l'Etat. Applicable au 1 août 2008, il modifie le taux pour les véhicules.

Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat :
Article 1 - Pour l'application de l'article 3 du décret du 3 juillet 2006 susvisé :
a) Missions ou intérim en métropole : le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé à 15,25 € par repas. Le taux maximal du remboursement des frais d'hébergement est fixé à 60 € .
Attention donc pour le remboursement des nuitées avant le 1° novembre, les règles ont changées.

Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de stage prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat :
Art. 1er. − Pour l’application de l’article 3 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, les taux des indemnités de stage sont fixés comme suit : métropole : 9,4 (voir le texte pour les détails).
Attention à toujours vérifier l’actualisation des indemnités de mission à l’étranger ; plusieurs modifications sont intervenus depuis juillet 2006.

Circulaire Education Nationale du règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État n°2006-175 du 9-11-2006

Indemnités kilométriques en euros à compter du 01 août 2008 (arrêté du 26/08/08)- Métropole

Catégories                  jusqu’à 2000 Km               De 2001 à 10 000 Km                     Au-delà de 10 000 Km
de 5 ch. et moins               0.25                                        0.31                                                   0.18
de 6 ch. et 7 ch.                  0.32                                        0.39                                                   0.23
de 8 ch. et plus                   0.35                                        0.43                                                   0.25
                                                Motocyclette >125 cc : 0,12     Vélomoteur : 0,09


Indemnités kilométriques en euros du le 1er avril 2006 au 01 août 2008 ( arrêté du 24/04/06 et JO du 4/07/06)

Catégories                  jusqu’à 2000 Km               De 2001 à 10 000 Km                     Au-delà de 10 000 Km
de 5 ch. et moins                0.23                                        0.28                                                   0.16
de 6 ch. et 7 ch.                  0.29                                        0.35                                                   0.21
de 8 ch. et plus                   0.32                                        0.39                                                   0.23
                                                Motocyclette >125 cc : 0,11     Vélomoteur : 0,08


Si vous utilisez le barême SNCF, un tableau fourni par certaines DAF académiques vous sera utile : tarifs au 01/07/2007 ou encore le tarif d’Orléans-Tours valable à compter du 01/07/08.

Pour vous évitez des recherches, l’annexe des piéces justificatives nécessaires au comptable pour payer des frais de déplacements ; à consulter obligatoirement.
Voir aussi la jurisprudence et la FAQ pour des compléments.

Autre document, l’instruction du 6 mars 2007 sur les avances en matière de frais de déplacements.



Autres documents utiles le cas échéant :
mon modéle d’ordre de mission et mon modéle d’état pour le remboursement des frais de déplacement du personnel. A compléter par une autorisation annuelle d’utilisation du véhicule personnel.
S’agissant de modéles personnels, ils n’ont rien d’officiels et ne sont que des exemples que vous devez valider avant utilisation éventuelle.


Pour mémoire  - et pour vos remboursements de missions antérieurs au 1 novembre 2006 - les anciennes références:
Décret du 28 mai 1990.
Circulaire du 22 septembre 2000.
Décret no 2000-928 du 22 septembre 2000 modifiant le décret no 90-437 du 28 mai 1990
Arrêté du 24 avril 2006 (JO du 26) modifiant l’arrêté du 20 septembre 2001 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues aux articles 31 et 32 du décret no 90-437 du 28 mai 1990 modifié et modifiant l’arrêté du 1er juillet 1999 fixant les taux des indemnités forfaitaires de déplacement prévues aux articles 9 et 36 du décret no 90-437 du 28 mai 1990 modifié.

Indemnités de mission en euros depuis le 1er juin 2002 jusqu’au 01 novembre 2006
    Indemnités                                                      Paris                            Province  
Repas *
absence de 11 h à 14                                      15.25                               15.25
absence de 18 h à 21 h
Nuitée **
absence de 0 h à 5 h                                        53.36                               38.11

*   L’indemnité de repas est réduite de 50% lorsque l’agent en mission a utilisé la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé (attestation).
**  L’indemnité de nuitée est subordonnée à la présentation d’une facture.
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